Pályázati monitoring

Felkészülés a Pályázatírásra

1. Alapszabályok pályázóknak

Amennyiben támogatást szeretnénk kapni egy saját fejlesztésünkhöz, a legelső és legalapvetőbb szabály, hogy az unió támogatását mindig valamilyen konkrét célhoz, projekthez keressük. Csak úgy általában "EU-forrást" felkutatni eléggé reménytelen vállalkozás. Mindig tudnunk kell, hogy pontosan milyen fejlesztést szeretnénk megvalósítani és annak megfelelő támogatást kell keresnünk. Az EU támogatásai szigorúan "pántlikázott" források, melyeket mindig a támogatást nyújtó intézménnyel kötött szerződés szerint kell felhasználni.

A pályázók második alapszabálya az, hogy az unió - illetve az unió támogatásaival gazdálkodó hazai szervezetek - csak olyan projekt-tervekkel tudnak komolyan foglalkozni, melyekhez minden szükséges előtanulmány, terv és engedély elkészült. A jó ötlet önmagában nem elég. A támogatási alapok gazdái a támogatási döntés után minél gyorsabban indítható projekteket keresnek.

Harmadszor, annak ellenére, hogy az EU támogatásai legtöbbször vissza nem térítendő jellegűek, általános elvárás az is, hogy a támogatandó projekt legyen gazdaságilag ésszerű, kifizetődő. Ez nem feltétlenül jelent közvetlen pénzügyi megtérülést. Tipikus példa erre egy ingyenesen használható - tehát anyagi hasznot nem termelő - közút megépítése. A beruházás közvetlen pénzbevételt nem termel, a közösség, a nemzetgazdaság szintjén azonban - a termelési költségek vagy a környezetszennyezés csökkentése révén - nagyon is hasznos.

Ha az unió vállalkozásokat támogat, akkor a pályázókkal szemben elvárás, hogy hosszú távon is életképes üzleti terveket nyújtsanak be. A cél tehát nem pazarló, értelmetlen vállalkozások veszteségeinek finanszírozása, hanem az, hogy több pénz álljon rendelkezésre az életképes kezdeményezések megvalósítására. Az üzletileg hasznos projektek közül pedig azokat fogják támogatni, amelyek a közösség céljainak eléréséhez a leginkább hozzájárulnak.

A támogatási programok mindegyikének van előre meghatározott közösségi célja. Adott esetben ez lehet például a környezet állapotának javulása, új munkahelyek teremtése, egy adott lakosságcsoport, réteg életkörülményeinek javítása, a termékszerkezet korszerűsítése, exportképes árualapok kitermelése, vagy egyszerűen a gazdasági innováció is. Tömörebben fogalmazva: a vissza nem térítendő támogatási alapoknál az egyén, a magánvállalkozó és a közösség haszna kéz a kézben jár, egyik a másikat feltételezi.

Negyedszer, szinte kivétel nélkül igaz az is, hogy projektünk egy részét magunknak kell finanszírozni. Egyrészt azért, hogy a projekt melletti tartós elkötelezettségünket bizonyítsuk. Másrészt azért, mert az EU támogatási programjaiban elvárás, hogy a projekt eredményei a támogatás folyósításának végét követően is fennmaradnak. Ennek pedig első számú biztosítéka az, hogy a projekt mögött egy - az adott támogatás megnyerésétől függetlenül is - életképes, önmagát fenntartani tudó cég, intézmény áll.

Végül, de nem utolsó sorban: készüljünk fel arra, hogy projektünk megvalósítása, a támogatáshoz való hozzájutás időbe telik. Egy-egy pályázat benyújtása és a támogatás megítélése között több hónap, a projekt teljes befejezéséig egy év, vagy még hosszabb idő is eltelhet. EU-támogatást tehát ne forgóeszköz-finanszírozásra kérjünk.

Összefoglalva: támogatásért akkor versenyezhetünk sikerrel, ha van konkrét, kidolgozott, gazdaságilag kifizetődő, a közösség számára is hasznos projektünk, elfogadjuk a nyílt versenyen alapuló közbeszerzés kötelezettségét és a pályázat során bizonyítani tudjuk, hogy a projekt társfinanszírozására, lebonyolítására rendelkezünk a szükséges saját pénzügyi és emberi erőforrásokkal.

Ha értékesítési lehetőséget keresünk, akkor a különböző támogatási programok keretében kiírt közbeszerzési értesítéseket kell figyelni. A tendereket nem maga az Európai Unió, hanem az EU-támogatás hazai kedvezményezettje kezdeményezi. A közzététel módja függ a projekt jellegétől és nagyságától. Nagyon kis összegű beszerzéseknél nem ismeretlen a szabadkézi beszerzés, de a kedvezményezettnek a legtöbb esetben legalább három írásos ajánlatot be kell szereznie. Nagyobb projekteknél nyílt pályáztatást írnak elő az országos napilapokon, illetve a megyei sajtón keresztül. A legfelső értékkategóriában nemzetközi, az interneten is publikált tender lehet a kötelező eljárás.

Fontos tudni, hogy a PHARE, ISPA és SAPARD által finanszírozott projekteknél minden magyarországi székhelyű vállalat elnyerhet megrendelést, méghozzá függetlenül attól, hogy a projektet mely kedvezményezett országban, milyen módon hirdették meg. Azaz, ügyes magyar cég Bulgáriától Észtországig bárhol kaphat szolgáltatási, áruszállítási vagy kivitelezői megbízást a PHARE, ISPA, vagy SAPARD programok keretében. Ennek azonban ára van: a külföldi cégek is indulhatnak a hazai tendereken. A közbeszerzés során a hazai cégek védelmének semmilyen formában nincs helye. A tapasztalatok szerint a magyar cégeknek általában jók az esélyei - érdemes tehát próbálkozni.

2. Projektek a gyakorlatban

2.1 Projekttervezés

A projekt olyan jól körülírt fejlesztési terv, melynek pontosan tisztáztuk közvetlen és tágabb célkitűzéseit, konkrét eredményét, erőforrásszükségletét, végrehajtási ütemtervét és a végrehajtás szempontjából fontos külső feltételeit. A projekt leírásához létezik egy előre meghatározott módszertan: a logikai keretmátrix (logframe) és az arra épülő projekt fiche - tulajdonképpen egy üzleti terv - formájában. A logframe és a fiche a támogatási alapokra pályázó kis- és középvállalkozók számára nem kötelező, de rendkívül jól használható.

2.2 Céljaink tisztázása

A logikai keretmátrix módszer az Egyesült Államokból származik. Közvetlen eredménye egy táblázat, mely a projekt főbb jellemzőit egyetlen táblázatban foglalja össze. Módszere a brainstorming, azaz "ötletroham" - egy olyan találkozó, szeminárium, workshop, ahol a projektben érdekelt szakemberek, intézmények képviselői közösen feltérképezhetik, hogy mit és miért kívánnak megvalósítani. A táblázatnak - legegyszerűbb formájában - három fő sora és négy oszlopa van. Az első oszlopban szerepelnek a projekt céljai, a másodikban a célok elérését mérő indikátorok. A harmadik oszlopban kell leírni, hogy az indikátorok mérését, ellenőrzését hogyan valósítjuk meg, a negyedik oszlop a külső feltételeket taglalja.

A táblázat sorai három hierarchikus, egymásra épülő szintet testesítenek meg. Az alsó sor a projekt közvetlen eredményével, fizikai teljesítményével ("outputjával") foglalkozik. Ez az eredmény a kedvezményezettre és környezetére valamilyen hatást gyakorol, amit a középső sorban írunk le. Végül, de nem utolsó sorban, a projektet az állam számára az teszi közvetlenül támogatandóvá, hogy megvalósítása, a kedvezményezett közvetlen környezetében előidézett hatása valamilyen tágabb, a közösség szempontjából fontos célkitűzés eléréséhez is hozzájárul. Ezt a célkitűzést legegyszerűbben a támogatási alap célrendszeréből, az alap működését meghatározó gazdasági tervből vezethetjük le.

2.3 Konkrét példa

Tegyük fel, hogy vállalkozóként egy új gyümölcsfeldolgozó üzem létesítését tervezzük és a szükséges gépek megvásárlásához a SAPARD programból kívánunk vissza nem térítendő támogatást igénybe venni. Projektünk közvetlen eredménye a berendezések megvásárlása és az ígért üzem beindítása lesz. A célrendszerünk második szintje nyilván vállalkozásunk éves termelési értékének, forgalmának, nyereségének növekedése. Tágabb célként említhetjük új munkahelyek létrehozását, vagy azt, hogy (export) piacot tudunk teremteni a környék termelői, termékei számára, amivel a tágabb térség fejlődéséhez is jelentősen hozzá tudunk járulni. Még egyszerűbben fogalmazva, háromszintű célrendszerünkkel bemutattuk, hogy:

  • mit kívánunk kezdeni a támogatással
  • üzleti tervünk megvalósításától milyen üzleti eredményt várunk el
  • és ez milyen módon illeszkedik bele az állam, a közösség, a megcélzott támogatási alap célrendszerébe.

Ha a fentieket sikerült röviden, tömören, meggyőzően megfogalmazni és érvelésünk három szintje szépen, logikusan egymásra épül, már a kezünkben is van a projekt kulcsa. A célok meghatározásával azonban csak akkor végeztünk, ha pontos jelzőszámokat - idegen szóval "indikátorokat" is meghatároztunk. Az indikátor lehet abszolút szám, százalékos adat, pénzösszeg, vagy bármilyen fizikai mennyiség. Az indikátorok minden egyes célt szigorúan mérhetővé tesznek. Ezzel később - mind magunk, mind a bennünket támogató alap kezelői számára - jobban ellenőrizhetővé válik, hogy projektünk sikeres volt-e, valóban megvalósítottuk-e, amit vállaltunk és erőfeszítéseink meghozták-e a kívánt eredményt. Szigorú feltétel, hogy minden egyes célhoz rendeljünk specifikus, konkrét jelzőszámot!

A jelzőszámoknak természetesen csak akkor van értelme, ha értékük alakulását tudjuk ellenőrizni és dokumentálni. Ennek módjáról ad számot a harmadik oszlop, ahol minden egyes célhoz leírjuk, hogy a vonatkozó indikátor értékét ki, mikor és hogyan ellenőrizheti.

Példánkhoz visszatérve: a gépvásárlás eredménye, indikátora mondjuk 5 gép megvásárlása, 1 gyümölcsfeldolgozó üzem működésének beindítása. A cél eléréséről a gépek beszerzéséről kötött szerződések, még inkább a leszállításukról, üzembe helyezésükről szóló igazolások, jegyzőkönyvek tanúskodnak. Vállalkozásunk javuló üzleti eredményéről forgalmi és nyereségadataink adnak számot. A pályázatban rögzítsük előre: az üzem beindításától, a gépek beszerzésétől mekkora termelési értéket, forgalmat, eredményt remélünk!

Az információ forrása nyilván cégünk könyvelése lesz. Végül, de nem utolsó sorban, adjuk meg pontosan, hogy hány munkahelyet hozunk létre, vagy hogy egy éven belül mekkora mennyiségű terméket vásárolhatunk fel a környékbeli gazdáktól, vagy mekkora exportot bonyolítunk majd le. Az eredmény rögzíthető tonnában, vagy az előző üzleti év szintjéhez viszonyított növekedés formájában. Az információ forrása megint csak valamilyen üzleti feljegyzés, a gazdákkal, vagy a vevőinkkel kötött szerződések és az ezek alapján összeállított üzleti könyvek lehetnek.

A projekt ellenőrizhetősége nem feltétlenül jelenti azt, hogy a támogatást folyósító szerv előtt fel kell fednünk minden üzleti titkunkat. Az elvárt eredmények számszerű rögzítése - mindenféle ellenőrzéstől függetlenül - saját magunknak is fontos. A konkrét célkitűzés ugyanis nagyon jó támpontot ad saját munkánk elvégzéséhez is.

Ezek után már csak a külső feltételek tisztázása van hátra. A negyedik oszlopra azért van szükség, mert a projekt gazdája száz százalékos garanciát tulajdonképpen csak a projekt közvetlen eredményéért, a logframe legalsó sorában foglaltak teljesítéséért vállalhat. Az erre az eredményre épülő további célok elérése az esetek döntő többségében a külső körülményeken, más szereplők magatartásán is múlik. Ezekre a tényezőkre legtöbbször nem tudunk érdemben hatni és ezt nem is várhatják el tőlünk.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy a terveink szempontjából fontos peremfeltételeket legalább ne kellene pontosan leírnunk. A támogató előtt ezzel igazolhatjuk, hogy projektünk körülményeit alaposan felmértük és projektünket továbbra is reálisnak tartjuk. A külső veszélyek bekövetkezésének valószínűsége nem túl nagy és lehetséges hatásuk sem lesz katasztrofális. A projekt sikeréhez szükséges pozitív előfeltevések pedig - éppen ellenkezőleg - nagy valószínűséggel be fognak következni.

Külső körülményt csak a táblázat két alsó sorába kell beírni (a jobb felső sarokba már nem). Egy adott külső feltétel ugyanis mindig a célhierarchia két szintje között teremt összefüggést. Vagy az eredmény és a hatás között - ez kerül az alsó sorba - vagy a hatás és a tágabb célkitűzés között - ezt írjuk a második sor jobb szélére.

Konkrét példánkra visszatérve tegyük fel a kérdést: mi kell ahhoz hogy az új üzem létrehozását követően növekedjen cégünk forgalma? A válasz természetesen attól függ, hogy a két célt, melyek között a külső körülményeken keresztül kapcsolatot akarunk teremteni, milyen módon fogalmaztuk meg. Ha a forgalmat kívántuk növelni, akkor feltétel lehet pl. felvevőpiacunk bővülése. Veszélyként merülhet fel ennek az ellenkezője - felvevőpiacunk drasztikus beszűkülése. (Elég csak az egyiket beírni.) A projekt akkor életképes, ha az előbbi valószínűbb. A pályázatot elbíráló szakértő pedig nyilván arról kíván majd meggyőződni, hogy a projekt nyereségességéhez szükséges piaci várakozás reálisnak tekinthető-e.

Ami a második és harmadik szint - tehát a projekt hatása és a tágabb célkitűzése közötti összefüggést illeti -, kérdésünk így hangzik: a mi saját nyereségünk, forgalmunk növekedése következtében milyen feltételekkel tudunk új munkavállalókat tartósan foglalkoztatni? A válasz lehet pl. az, hogy a projekt időszakában ne növekedjenek drasztikusan a foglalkoztatással kapcsolatos közterhek, vagy az is, hogy a környéken találjunk megfelelő munkaerőt. A lényeg ismét az, hogy feltevésünk, a környezettel szemben támasztott elvárás maradjon a realitások keretei között.

A mátrix kitöltésére - amint már mondtuk - a legjobb egy közös ötletrohamot rendezni mindazokkal, akik a projekt megvalósításában érintettek. Családi vállalkozás esetében összehívhatunk egy kupaktanácsot a cégben résztvevő családtagokkal, a beruházásban részt vállaló üzleti partnereinkkel. Ahogy mondani szokás: több szem többet lát - több embernek több jó ötlete lesz, így a végén jobb projektet írhatunk. A mátrix kitöltése, mint láthattuk, nem különösebben bonyolult feladat. Igaz, fenti "projektünk" célrendszere meglehetősen egyszerű. A logframe igazi értékét akkor láthatnánk, ha több párhuzamos tevékenységet és ennek megfelelően sok cél egymáshoz való viszonyát szeretnénk tömören megfogalmazni. Komplex projektek megfogalmazásában a logframe szinte nélkülözhetetlen segítséget nyújt.

2.4 Az üzleti terv

A logikai keretmátrix természetesen nem lehet öncélú. Értelme csak akkor van, ha megfelelő üzleti tervet is készítünk hozzá. Egyébként valóban célszerű az üzleti tervezést a logframe-mel kezdeni. Ha a célokkal és azok egymáshoz való viszonyával kezdettől fogva tisztában vagyunk, érvelésünk sokkal hatásosabb lesz. A Phare-programok eddigi gyakorlata ezt a tapasztalatot egyértelműen igazolta.

Milyen információkat írjunk bele egy üzleti tervbe? Nos, a programokban általában erre sincs kötelező előírás, legalábbis nem a pályázati alapok kedvezményezettjei számára. Van viszont hasznos módszertan erre is.

Először is, a tervet, pályázatunkat tegyük jól azonosíthatóvá. Mindjárt az első lapon tüntessük fel a címét - ehhez válasszunk egy rövid, de kifejező fél mondatot - és a pályázat legfontosabb adatait. Ki vagy mely szervezet kéri a támogatást, ki a felelős kapcsolattartó és ő hol érhető el. Fontos, hogy akit megadunk, legyen valóban elérhető és tudjon a projektről megfelelő információval szolgálni. Írjuk le azt is, hogy a projektet hol, mely régióban, illetve településen kívánjuk megvalósítani.

Mindjárt ezután soroljuk fel céljainkat! Ehhez használjuk a logframe mátrixot, mert a célok egymáshoz való viszonya - alá- és fölérendeltsége - innen derül ki a legjobban. Egyszerűen másoljuk ide a logframe tartalmát - a tágabb és a közvetlen célokat pedig válasszuk el egymástól. Ugyanitt célszerű pontosan leírni, hogy a projekt milyen módon valósítja meg a megcélzott pályázati alap céljait. Nevezzük meg azt a prioritást, célt, melynek eléréséhez hozzá kívánunk járulni. Így az alap kezelői azonnal látják: projektünk valóban „nekik” szól.

A célok rögzítését kövesse terveink szöveges ismertetése. Erre nem kell 2-4 oldalnál többet szánni. A jó projekttervet nem kilóra mérik. A cél a világos, szakszerű, mégis közérthető érvelés. Ügyeljünk arra, hogy minden mondatunknak legyen kézzel fogható érdemi mondanivalója. Csak azzal foglalkozzunk, aminek terveinkhez közvetlenül köze van. Legyünk tömörek. Írjunk rövid mondatokkal, kerüljük az idegen kifejezéseket. A körmönfont érvelés, a bombasztikus fogalmazás nem segít. Az olyan divatszavak, mint a "fontos", a "komplex" és az "átfogó" nagyon gyakran arra utalnak, hogy a kedvezményezett valójában nem tudja, mit akar és soványka projektjének így kíván nagyobb súlyt adni. A tárgyszerűség ennél sokkal hasznosabb. A projekt ismertetésére a legjobb az alábbi logikát követni:

  • A projekt környezete: kik a pályázók és partnereik?
  • Milyen problémára kíván választ adni a projekt?
  • Mit kívánunk tenni? Milyen stratégiát követünk? Hogyan oldjuk meg a problémát?
  • Ezen belül milyen szerepet szánunk a most pályázott támogatásnak? (Az EU például kifejezetten szereti, ha egy-egy projektben bemutatható, hogy az unió specifikus hozzájárulása miben állt...)
  • Milyen elemekből áll majd a projekt?
  • Projektelemek egyenkénti ismertetése - logikai sorrendben, vagy időrendi sorrendben.

Az általános projektleírásban elsődleges célunk legyen az, hogy a projekt szerkezetét és fő elemeit érthetően és világosan mutassuk be. A részletekben csak akkor merüljünk el, ha biztosak vagyunk benne, hogy az olvasó a projekt lényegét, logikai felépítését, az elemek egymásutániságát és kapcsolódási pontjait megértette. Az elmélyült szakmai magyarázatokat, műszaki specifikációkat, tudományos fejtegetéseket tegyük mellékletekbe. Ezeket az olvassa el, akinek ez a feladata. Ha a főszöveget túlterheljük a "halandók" számára érthetetlen adatokkal, a projekt átláthatatlan lesz. Ha egy projektterv bonyolult és túlságosan technikai jellegű, arról nem azt gondolják majd, hogy elmélyült, kidolgozott, hanem hogy érthetetlen és unalmas.

A szöveges ismertetést követően rövid felsorolásban rögzítsük a projekt konkrét eredményeit. Ezután már csak a számok, a száraz tények ismertetése következik. Először is a költségvetésé, melyet részletezzünk finanszírozási források és projektelemek szerint is. Előfordulhat, hogy egy-egy finanszírozási forrást adott projektelemhez rendelünk, vagy hogy a különböző források társfinanszírozási arányai nem minden elemre vonatkozóan egyformák. (Az EU például általában nem járul hozzá az adminisztratív költségekhez.) A költségvetési táblázatból ki kell derülnie, hogy melyik támogatást, forrást mire használjuk.

A pénzügyi tervezésnek - legalább magunk számára - részét kell képezze egy megalapozott cash-flow elemzés is. Számítsunk rá, hogy a támogatási forrásokat esetleg késve - vagy, ha a pályázati feltételek így rendelkeznek, akár csak a projekt befejezése után - folyósítják. Időbe telhet, amíg a kincstár egy számlánkat kiegyenlíti, vagy a befizetett ÁFÁ-t vissza tudjuk igényelni. Gondoljunk arra is, hogy ha a támogatási szerződést devizában kötöttük, akkor intézkedjünk az árfolyammozgások hatásának kivédéséről. A forint árfolyama felfelé és lefelé is jelentősen elmozdulhat, akár rövid idő alatt is - az ebből adódó anyagi veszteség pedig igen jelentős lehet.

A költségvetés mellett meg kell adni a projekt időbeli ütemezését is. Ehhez alaposan végig kell gondolni a projekt lebonyolítását befolyásoló összes tényezőt.

Figyeljünk oda különösen az alábbi tényezőkre:

  • A konkrét tevékenység megkezdéséhez gyakran engedélyekre, előtanulmányokra van szükség. Ezeknek a megrendeléséről időben gondoskodni kell és reálisan fel kell becsülni azt, hogy ezeknek az engedélyeknek, terveknek mikor jutunk a birtokába.
  • Az egyes projektelemek egymásra épülhetnek. Lehet, hogy egyik komponens végrehajtása addig nem kezdődhet meg, amíg egy másik be nem fejeződött. Az ilyen szekvenciális kapcsolatot a projektelemek között lehetőleg kerüljük el. Ha ez nem lehetséges, az időbeli tervezéskor akkor is legyünk realisták és a végrehajtás során fokozottan figyeljünk oda a határidők betartására.
  • Emlékezzünk arra is, hogy az EU-forrásokat közbeszerzési eljárás keretében kell elkölteni. Ez az eljárás is időigényes, ezért a vonatkozó előírásokról előre tájékozódjunk.
  • Számítani kell arra, hogy a pályázatokról szóló döntésekhez is idő kell. Az is lehet, hogy a projekt kapcsán többször is ki kell majd kérnünk a támogatást folyósító szerv döntését, engedélyét. Bizony nem ritka, hogy a felelős hatóságok csak meglehetős késéssel reagálnak.
  • Különösen építési projekteknél fontos, hogy tekintettel legyünk a megcélzott tevékenység technológiai szükségleteire. Adott esetben figyelembe kell vegyük az időjárást is - pl. azt, hogy hidegben nem lehet betonozni. Ha beszerzést készítünk elő, érdeklődjük meg a szállítási határidőket. Szolgáltatási projekteknél számítsunk például arra, hogy szakértőinknek megfelelő időt hagyjunk a szakmai felkészülésre.

A támogatást általában csak meghatározott időre kapjuk és ha a kapott összeget annak lejártáig nem használjuk fel, akkor azt vissza kell fizetnünk. Ne terheljük tehát túl projektünket. Alaposan válogassuk meg, hogy milyen célra milyen támogatást veszünk igénybe és a végrehajtás során nagyon figyeljünk oda a határidőkre.

A projektterv lényegét ezzel összefoglaltuk. Ha a pályázati kiírás azt megköveteli, hagyjunk helyet a kiíró szerv által kért egyéb információknak. Nagyon jó - sok esetben akár kötelező is lehet -, hogy az üzleti tervhez mellékeljük a projektre vonatkozó műszaki terveket, technikai specifikációkat, engedélyezési okmányokat, a terveinket megalapozó szakértői tanulmányokat, környezetvédelmi hatásvizsgálatokat, pénzügyi számításokat és így tovább.

Az üzleti tervezés során utolsó, de talán egyik legfontosabb teendőnk az, hogy alaposan ellenőrizzük az üzleti terv belső konzisztenciáját, koherenciáját. Magyarán szólva: fontos, hogy amit valahol leírtunk, az ne mondjon ellent annak, amit az üzleti terv többi része tartalmaz. Egyrészről, figyelni kell például a pénzügyi terv, a fizikai ütemezés és a cash-flow számítás közötti számszaki összefüggésekre is. De fontos az is, hogy ha egy adott dokumentumra hivatkozunk, azt mellékeljük, vagy ha ez nem célszerű, akkor legalább valóban legyen birtokunkban és szükség esetén tudjuk be is mutatni. A "füllentő" projektet hamar utolérik és a támogatási döntés ilyenkor szinte biztosan negatív lesz.

2.5 Lebonyolítás

A projekt végrehajtásával kapcsolatban két fontos tanácsot emelnénk ki. Egyrészt nagyon figyeljünk oda arra, hogy a magunk számára kitűzött határidőket tartsuk be. Éppen elég késés származhat az előre nem látható tényezőkből, ezért azokat a dolgokat, amikért magunk felelünk, mindig időben hajtsuk végre. Ha csúszásba kerültünk, hátrányunkat igyekezzünk minél előbb behozni. A projektek lebonyolítására, a források felhasználására rendelkezésre álló idő a gyakorlatban legtöbbször jóval rövidebb annál, mint amire számítanánk. Másrészt mindig legyünk felkészülve arra, hogy a dolgok rosszul is alakulhatnak. Legyenek vészterveink, tartalék megoldásaink. Figyeljünk oda arra, hogy céljainkat megfelelő módon elérjük-e és ha kell, avatkozzunk be. Ha szükséges, módosítsunk a projekten. Utóbbihoz viszont ne felejtsük el kikérni a támogató szerv engedélyét is.

2.6 Forráskeresés

A forráskereséshez akkor érdemes hozzálátni, ha projektünk magja - céljaink és a megcélzott tevékenységek köre - már világos számunkra. Minden projekthez igyekezzünk számba venni a hazai és a külföldi támogatások minél teljesebb skáláját. Legyünk körültekintőek: egy pályázat előkészítése sok időbe, (pénzbe!) kerülhet. Csak oda pályázzunk, ahol a támogatásra elvben jogosultak vagyunk és projektünk a kiírt célokkal összhangban van - tehát ahol a pályázati feltételeknek meg tudunk felelni.

Kritikus pályázati feltétel szokott lenni a saját forrás biztosítása is. Gyakori taktika az, hogy a projektgazda egyszerre több alaphoz is pályázik. És amit pl. "A" alaptól kap, azt "B" alapnál saját forrásként igyekszik érvényesíteni, amit pedig "B" alapnál kaphat, azt "A" alapnál számolná el saját teljesítményként. Az ilyen konstrukció akár működhet is - de nyilvánvalóan nagyon kockázatos. A magyar állami támogatások pályázati rendszerében ma még nincsenek olyan mechanizmusok, amelyek a szimultán pályázók számára biztonságot nyújthatnának.

3. Pályázatírás a gyakorlatban

A pályázatírás, a pályázat kialakítása, menedzselése, a pályázati úton újraelosztott összegek nagysága, és ezen forrásokhoz történő hozzájutás összetettsége miatt napjainkra már-már szakértői munkát igényel, melynek elsajátításához éppúgy léteznek elméleti alapok és szükséges megszerzendő gyakorlati ismeretek, mint bármely más gazdasági tevékenységhez.

A pályázatírás lényegét több félreértelmezéssel ellentétben nem az írásban, a kiírói szándék tökéletes eltalálásában, az elbírálók "elvakításában", a gyenge pontok ügyes eltitkolásában, vagy másként fogalmazva a bírálati jó pontok maximális hajszolásában kell keresni, bár a gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy egy-egy apró, ámde valós trükk valóban emeli a pályázat értékét. A pályázat középpontjában sosem az "iromány", hanem a projekt áll, ezért a siker mindig egy-egy projekt kimunkáltságában, részletes végiggondolásában, a megfelelő pályázat megtalálásában és természetesen annak világos, kellően részletes és pontos bemutatásában rejlik.

3.1. A pályázatíráshoz való felkészülés lépcsőfokai

3.1.1. Hogyan finanszírozzuk projektjeinket?

Tételezzük fel, hogy létezik egy valós piaci igényeken nyugvó, ígéretes projektünk. Már a projekt születése során döntő kérdésként merül fel, hogyan finanszírozzuk, milyen forrásból valósítsuk meg. A választás súlyos dilemmák közepette történik meg, melynek csak egyetlen alternatívája a pályázat.

3.1.2. Milyen pályázatok léteznek?

Mielőtt finanszírozási mérlegelésünkben a pályázati támogatást választjuk, illetve a pályázati támogatást beépítjük finanszírozási portfoliónkba, fontos ismernünk, vajon mi is az a pályázat, mivel számolhatunk, ha egy pályázatnak történő megfelelés mellett döntünk, miben különbözik a pályázat, a hozzá rendkívül hasonló konstrukcióktól.

3.1.3. Hogyan írjunk pályázatot?

A pályázatírás során számtalan kérdésre kell választ adnunk, melyek a következők:

3.2. Mi a pályázati, a pályázatkészítési cél?

Mivel és miért pályázzunk, hogyan határozzuk meg pályázatkészítési munkák célját, hogyan illeszkedik mindez egyéb céljainkhoz, projektünkhöz, projektjeinkhez?

3.3. Milyen pályázatot vegyünk igénybe?

Amennyiben meghatároztuk a pályázatkészítési célt, a következő lépésünk a megfelelő pályázat kiválasztása. A kiírt pályázatok forgatagában azonban hogyan válasszuk ki a számunkra és legfőképpen a támogatandó projekt számára legideálisabb pályázatot?

3.4. Hogyan készítsük el a pályázat adminisztratív részeit?

A pályázat mindig tartalmaz tartalmi és adminisztratív részeket, az előbbiek a projektre, a támogatandó tevékenységre utalnak, az utóbbiak főképpen a pályázó azonosítására, statisztikai adatok regisztrálására, illetve formai megfelelések ellenőrzésére szolgálnak. A sikeres pályázat érdekében ezen adminisztratív részek pontos kitöltésének ismeretével éppúgy rendelkeznünk kell, mint az egyéb részek megírásának ismeretével, hiszen a pályázatnak történő formai megfelelés az a szűrő, mely formai egyszerűsége következtében a legtöbb hibázási lehetőséget kínálja.

3.5. Hogyan mutassuk be a pályázat tárgyát?

Ha megtaláltuk az ideális pályázatot, definiáltuk a pályázati célt, be kell mutatnunk a lehető legrészletesebben, legszemléletesebben projektünket úgy, hogy a számunkra külső személynek minősülő, pályázatunkról eddig információval nem rendelkező bíráló egyértelműen és világosan megértse annak lényegi elemeit és részleteit egyaránt, el tudja helyezni a pályázat prioritásai mentén éppúgy, mint más összefüggésekben.

Hogyan mutassuk be a pályázat pénzügyi összefüggéseit?

A projektünk bemutatásának leglényegibb elemét külön kell kezelnünk. Vajon miképpen mutassuk be pénzügyi adatainkat úgy, hogy azok a legszemléletesebben tükrözzék terveinket és a legrészletesebb információval szolgáljanak a döntéshozók számára? Ezen kérdés megválaszolása döntő tényező pályázatunk sikeressége szempontjából!

3.6. Hogyan gyűjtsünk információkat a pályázathoz?

E kérdés a pályázatkészítés minden egyes pontján felmerül. Vajon hogyan lehet a leggyorsabban, legszéleskörűbb információra szert tenni, mik a hatékony információallokáció alapelvei, módszerei?

3.7. Hogyan adjuk be a pályázatot?

A pályázat elkészültével, a pályázat még nincs leadva. Számos apró momentum igényel kiemelt figyelmet a pályázat leadása során!

3.7.1. Milyen jogi, gazdaságpolitikai összefüggéseket érdemes ismernünk, esetleg beépítenünk a pályázatba?

Mik azok a törvények, rendeletek, egyéb jogszabályok, melyeket a pályázati rendszerek többsége esetében érdemes ismernünk, s melyek azok a (természetesen jogszabályokra épülő) gazdaságpolitikai ismeretek, melyek segítséget nyújthatnak a pályázatok céljának megértéséhez, a pályázatok közötti és azon belüli tájékozódáshoz, íráshoz?

4. Alapvető pályázási formák; a pályázat és a tender

A pályázatok lényegi elemeinek áttekintése előtt, a fogalom definiálásából következően, illetve ahhoz kapcsolódóan érdemes tipizálnunk az egyes pályázatokat, foglalkoznunk a megjelenésük, illetve az általuk kínált támogatási lehetőségek leggyakoribb formáival. (Fontos megjegyeznünk, hogy az áttekintés nem teljes, hiszen mindig akadnak némiképpen eltérő, speciális pályázati konstrukciók, ezért célunk csakis az alapvető, kiinduló formák bemutatása lehet.)

A pályázatok alapvető jellemzése során lényeges egy kiinduló kérdés tisztázása; a pályázat, és a tender elkülönítését. Módszertanilag a tender és a pályázat rendkívül sok egyezést mutat, a hangsúlyok mégis más területeken vannak. A tender esetében ugyanis a kiíró nem csak a gazdaságfejlesztés céljait és prioritásait rögzíti, hanem rögzíti annak eszközét (a projektet) is, s ennek megvalósításához rendel forráskeretet. A tender kiírója a tenderkiírásban a megvalósításra kéri fel a gazdaság releváns szereplőit, a potenciális, és jelentkező szereplők közül választja ki a kialakított szempontrendszer alapján legmegfelelőbb jelentkezőt.

A pályázat esetében a korábbiak értelmében a pályázat kiírója a gazdaságfejlesztés egy területének céljait és prioritásait rögzíti csupán, s ehhez rendel forráskeretet. A pályázati kiírásban pedig a gazdaság releváns szereplői széles körének nyújt támogatási lehetőséget az általuk megfogalmazott projektek végrehajtásában.

Ennek megfelelően a tender esetén az elbírálási szempontok a végrehajtás minősége, forrásmegtakarítása (tehát költséghatékonysága), időbeli teljesítése, illetve a végrehajtás biztonsága (azaz a végrehajtó garanciái, megbízhatósága, szakmai tapasztalata) köré épülnek, míg a pályázat esetében mindezek mellett hangsúlyt kap a gazdaság egészére gyakorolt hatás, a fenntarthatóság, a projekt megtérülése. Fontos kiemelni, hogy míg a tender kapcsán a fő hangsúly a biztos és ideális (legköltséghatékonyabb) megvalósításon van, úgy a pályázat során a gazdaság egésze, vagy része számára történő hasznosíthatóság, a projekt fenntartása, fenntarthatósága képezi a fő bírálati ismérvet.

A tender esetében megkülönböztetünk nyílt, vagy zárt eljárású tendert. Nyílt tenderről beszélhetünk, ha nyilvános meghirdetésre kerül, ha a tender benyújtásából közvetlen, vagy közvetett eszközökkel senkit nem rekesztenek ki. Zárt a tender, ha annak elnyerésére valamilyen oknál fogva csak a potenciális jelentkezők egy része pályázhat. Zárt tender esetében megkülönböztethetünk meghívásos tendert, listás tendert. Meghívásos tender esetében a kiíró a potenciális jelentkezők egy szűk része számára ajánlja fel az ajánlattételt, míg a listás tender során egy nyílt előtendereztetést követően, előre kialakított szempontrendszer alapján minősítik az ajánlattevőket és a legjobbnak ítélt tenderezők közül nyílt eljárás során választanak.

A tender és a pályázat közötti átmeneti forma az un. előminősítési pályázat. E pályázati típus inkább informális csoportosítást jelent. Az előminősítési pályázat során ugyanis a kiíró a pályázati formához hasonlóan rögzíti az elkülönített forrás célját és prioritásait, azonban a pályázat beadását megelőzi egy előminősítési szakasz, melyben a kiíró kiválasztja a leginkább támogatandó projekteket, s ezeknek ajánlja fel a pályázati szakasz második részében a támogatásra történő pályázást.

Ezen pályázati forma leggyakrabban akkor áll elő, ha a támogatandó terület várhatóan magas forrásigényű, s az elkülönített, támogatásra allokált forráskeret relatíve alacsony. Ez esetben a pályázat kiírójának egyértelmű szándéka az összes pályázati projekt megismerése, hogy a források a leginkább támogatandó és támogatásra érdemes projektek között kerüljenek elhelyezésre.

4.1. A támogatás formája szerinti csoportosítás

Vissza nem térítendő támogatást nyújtó pályázatok

E forma lényege, hogy a pályázat kiírója visszkereset nélküli hitelt bocsát a nyertes pályázó rendelkezésére a projekt megvalósításának támogatására, azaz olyan forrást, mellyel szemben nem áll fenn kötelezettség, azt nem terheli visszafizetési kötelezettség.

Visszatérítendő támogatást nyújtó pályázatok

E forma esetében a nyújtott támogatást visszafizetési kötelezettség terheli. Mindez olyan kedvezményes kamatozású hitelt jelent, melyet a kiírás adta keretek, illetve az elfogadott pályázat tartalmazta módon kell visszafizetni.

Kamattámogatást nyújtó pályázatok

E forma rendkívüli hasonlóságot mutat a visszatérítendő támogatással, hiszen ezen pályázatok végeredménye is egy kedvező kamatozású hitel lesz. Ebben az esetben azonban a kiíró nem finanszíroz tőkerészt, hanem a kedvező elbírálású projekt érdekében, pénzintézettől felvett hitel kamatának részbeli, vagy egészbeli finanszírozását vállalja a kiíró magára.

A fentiek kombinációját nyújtó pályázatok

A pályázatok egy markáns köre esetében a fentiek kombinációjával találkozhatunk, mindegyik lehetőségre kidolgozott feltételrendszerrel, sőt ezen pályázatok lehetővé teszik az egyes támogatási formák kombinálását is. Ezen elvszerű megjegyzések és definíciók bár hosszasnak tűnnek, mégis a tapasztalatok alapján kiemelkedő jelentőséggel bírnak. Ezek jelentik ugyanis a pályázatnak, mint forráselosztási rendszer egy formája szellemiségének alapjait, hiszen a kiíró szándékának és a pályázó szerepének megértése folyamatos kapaszkodót jelent, melyhez a pályázat írása során az újra és újra felmerülő nehezen definiálható problémák során újra és újra visszanyúlhatunk.

5. A pályázatírás elvi és gyakorlati kérdései

Egy pályázat megírása során a sikeres pályázat születésének két alapkövét kell folyamatosan szem előtt tartanunk; egyrészt olyan felmerülő alapvető sarokpontok szem előtt tartását, melyek biztosítják a megfelelő mélységben átgondolt, kidolgozott projektek létrejöttét, ennek következményeként minőségi pályázatok születését, másrészről a pályázat kiírója által megjelölt gazdaságfejlesztési célok érvényesülését.

Ezen elvek biztosítását a pályázatkészítés helyes sorrendjének követésével érhetjük el; (1) pályázatkészítési cél meghatározása, (2) a projektünknek, és a pályázatkészítési célnak leginkább megfelelő, ahhoz leginkább illeszkedő pályázat megtalálása, kiválasztása, (3) a formai és tartalmi részek megfelelő kimunkálása. Mindezek hátterében folyamatosan ott áll a megfelelő információ-ellátottság biztosítása, mely a megfelelő pályázat megtalálásától a formai adatlapok kitöltéséig folyamatosan szerepet játszik, megfelelő menedzselése döntőnek bizonyulhat. Amennyiben meglévő pályázati ismereteinket rendszerezett formában szeretnénk újra felépíteni, úgy ezen témakörök mentén kell meglévő tudásunkat kibővíteni, kiegészíteni.

5.1. A pályázatkészítési cél meghatározása

Máig is sokszor és sokat emlegetett (bár egyre ritkuló) probléma pályázatírók között, amikor egy jövendőbeli partner a pályázatíróval szemben kizárólag azt a követelményt támasztja, hogy szerezzen pénzt, de nincsen elképzelése mire. Tudomásul kell venni, a pályázat nem adomány, nem célja sem egyes egyének életszínvonalának emelése, sem szervezetek pillanatnyi forráshiányának áthidalása. A pályázat központjában -ismét kihangsúlyozva - a projekt, illetve a projekt megvalósítója áll, s a pályázati forrás csak egyetlen, bár igen előnyös alternatívája az idegen források bevonásának.

A jó pályázat alapja, magja egy ötlet, egy projekt ötlete, ami kiindulópontul szolgál, azonban önmagában még kevés. Kizárólag a pályázat oldaláról megközelítve ezen ötletet, s az abból következő fejlesztést be kell tudni teljes részletességig mutatni, meg kell határozni a megvalósítás módját, ütemezését, a megvalósítás költségeit, a várható hozamokat, a megtérülés idejét és még ezernyi paramétert. Egy pályázat elkészítésének fix (tehát minden esetben felmerülő) költsége ma, 2003-ban hozzávetőlegesen 100’000 Ft, ami igen magas összegnek bizonyul abban az esetben, ha a kiinduló ötletről a pályázatírás közben derül ki, hogy megvalósíthatatlan, s egy mindezek ellenére beadott pályázat elveszett költsége az eljárási díjjal együtt, már jóval nagyobb nagyságrendet is megüthet.

Kizárólag egyetlen ötletből túlzottan kockázatos azonnal pályázatot írni. Az ötletgazdának először (legalább vázlatosan) ki kell dolgoznia az ötletre épülő projektet minimálisan a következő ismérvek alapján:

  • mi a projekt alapja, milyen és mekkora célcsoportot szolgál, milyen igényeket elégít ki
  • mik a projekt megvalósításának lényegi elemei - milyen fontosabb beruházásokat igényel, milyen műszaki, pénzügyi és humán erőforrás igénnyel bír
  • mik a megvalósítás korlátai - idő, pénz, infrastruktúra, stb.
  • mi a létrejövő eredmény (termék, vagy szolgáltatás) várható kereslete, mekkora piacot tud lefedni
  • hogyan lehet működtetni, fenntartani a projektet - milyen költség és forrás igénnyel bír a projekt legalább középtávú fenntartása, működtetése
  • mi a projekt várható megtérülése

Amennyiben ezen információk rendelkezésre állnak, elkezdődhet a pályázati munka. A pályázati munka a pályázatkészítési, és a pályázati cél megfogalmazásával kezdődik. E két szó - ne értsük félre - nem egymás szinonimáját jelenti, hanem két külön fogalmat takar. A pályázatkészítési cél azon feltételek kidolgozását jelenti, melyek mellett érdemes pályáznunk. Ne felejtsük el, a pályázat csak egy formája az idegen források bevonásának.

A pályázati cél megjelölése a megvalósítandó projektünk célját, célrendszerét takarja. Ezen cél kimunkálására szánjunk időt, s ne kizárólag saját szervezetünk számára nyújtott előnyökben gondolkodjunk. Vizsgáljuk meg a megvalósítandó projektünk lehetséges hatásait a szűkebb, tágabb környezetünkre, térségünkre, kapcsolódási pontjait a térségfejlesztési tervekhez, más vállalkozások

5.2. A megfelelő pályázat megtalálása

E két cél megfogalmazása lehetővé teszi, hogy definiáljuk már előre a számunkra ideális pályázat kiinduló pontjait, s ezzel meggyorsítsuk annak felkutatását. A célok megfogalmazása esetén ne kizárólag egyetlen, kompakt cél megfogalmazásában gondolkodjunk, tárjunk fel alternatívákat, s próbáljuk, amennyire lehet egész alprojektekre, s alprojektcélokra bontani kiinduló gondolatunkat, hiszen egyáltalán nem biztos, hogy találunk a projektünk egészére illeszthető pályázatot, az azonban már majdnem egészen biztos, hogy elemenként, vagy bizonyos elemeire találni fogunk megfelelő támogatást. A célok megfogalmazása esetén nyugodtan vegyük igénybe a szakemberek segítségét, hiszen bár saját céljainkat csak mi ismerjük, azok finanszírozási és környezeti kapcsolatainak feltárásában, a meglévő pályázati rendszerekhez történő illeszkedésben azonban már hathatós segítséget nyújthatnak.

5.3. A pályázatfigyelés módszertana

Amennyiben már sikerült definiálni az elindításra váró projektet és meghatározni a pályázatkészítési célt, meg kell találnunk és ki kell választanunk az adott célhoz leginkább illő pályázati lehetőséget, forrást. A céljainkhoz legjobban illeszkedő pályázati lehetőség kiválasztása két fontos résztevékenységre bontható:

  1. A különböző pályázati lehetőségek, pályázati információforrások összegyűjtése.
  2. A pályázattal szemben támasztott tartalmi és formai követelmények, valamint a kínált támogatás jellemzői alapján az ideális pályázat kiválasztása.

5.3.1 A különböző pályázati lehetőségek, pályázati információforrások összegyűjtése

A pályázati lehetőségek összegyűjtése, nem egy egyszeri pályázat kereső tevékenységet igényel tőlünk, hanem folyamatos, rendszerezett munkát, hiszen az elérhető pályázati források széles tárházára kell figyelemmel lennünk, amely időről időre kisebb nagyobb változáson megy keresztül.

Saját szervezetünk küldetése, távlati céljai és vállalt feladatai ismeretében kell megkeresnünk, kiválasztanunk azokat a pályázatot kiíró szervezeteket, melyek épp a mi céljainkkal azonos, vagy azt - többek között - átfogó célok megvalósítását támogatják. A pályázati források keresésének három egymást jól kiegészítő információforrását különíthetjük el, az Internet nyújtotta lehetőségeket, a nyomtatott kiadványokat és nem utolsó sorban a pályáztató szervezetek személyes, postai, vagy telefonos megkeresését.

Internet

Legelsőként a korunk egyre népszerűbb tájékozódási lehetőségét kell megemlítenünk, az Internetet. A világhálón ma már szinte minden és mindenki elérhető. A legegyszerűbb dolgunk természetesen akkor van, ha egy-egy meghatározott intézmény, vagy szervezet saját web-lapján keressük a nekünk fontos információkat, hiszen ez a leggyorsabb és legkönnyebb módja a naprakész információhoz jutásnak.

Nagy előnye ennek a formának az, hogy a pályázati kiírás mellett többnyire a teljes pályázati dokumentáció (kiírás, adatlap, melléklet-minták...) is hozzáférhető, letölthető, s így maga a pályázat számítógépen könnyebben elkészíthető, mint ha postán kérnénk, s küldenék meg számunkra a dokumentációt, amit aztán írógéppel, vagy szkennelés után számítógépen írhatnánk meg.

Pályázatokat közlő legfontosabb nyomtatott kiadványok

Tájékozódási forrásként másodsorban a sajtóorgánumokat említhetjük. Az országos napilapok gyakran tesznek közzé olyan pályázati kiírásokat - elsősorban a tárcáktól kapott információk alapján - melyeket más forráshelyeken csak valamivel később találnánk meg. A tematikus, kifejezetten pályázatok közlését vállaló kiadványok, sajtótermékek közül kiemelkedik a Pályázatfigyelő (Településeknek, intézményeknek, közösségeknek) - A téma szempontjából talán a legnépszerűbb „közlöny”, amely havonta jelenik meg, s jut el az előfizetőkhöz. A kiadvány a legfrissebb elérhető pályázatok kiírásait közli a legfontosabb kiegészítő információkkal. Naprakészségét az internet-elérhetősége jelenti, így a két lapszám közti időben megjelenő pályázatok is hozzáférhetővé válnak. Szolgáltatásai között nemcsak a nagyobb pályázati programok nyerteseinek közzététele, de sok - a pályázatírást segítő - információ, tanácsadás is szerepel.

5.3.2 Az ideális pályázat kiválasztása

Egy pályázat kiírása és a pályázati útmutató rengeteg, a pályázati lehetőség kiválasztását nagymértékben befolyásoló információt tartalmaz. Mielőtt bármely pályázati forrást megcéloznánk, figyelmesen végig kell olvasnunk a pályázati kiírást és/vagy útmutatót és össze kell gyűjtenünk az azokban fellelhető, a pályázó személyére, a pályázat és a támogatás módjára, illetve a pályázatot kiíró elvárásaira és megkötéseire vonatkozó kulcsinformációkat. A pályázati kiírásban található információk alapján a legtöbb esetben már képesek vagyunk eldönteni, hogy a lehetőség céljainknak és erőforrásainknak megfelelő-e, azaz, hogy szervezetünk és a kiválasztott projekt rendelkezik-e a sikeres részvételhez szükséges erőforrásokkal és adottságokkal, vagy másik lehetőséget kell keresnünk céljaink elérése érdekében.

Amennyiben a pályázati kiírás alapján tudjuk, hogy céljainkhoz közel áll a pályázat, de nem tudunk végleges döntést hozni, érdemes a pályázati információs csomagot is beszerezni. Ezt megrendelhetjük postai úton, vagy személyesen elhozhatjuk a pályázat kiírójától, vagy az Internetről is letölthetjük. Az így kibővített információhalmaz birtokában már teljes biztonsággal hozhatjuk meg a pályázat benyújtásáról szóló döntést.

6. A pályázati kiírás

A pályázati kiírás tartalma nem kötött. A pályázat témakörétől és a kiírójától is függ, hogy adott pályázat esetében mit tartalmaz. Az alábbiakban a legtöbb pályázati kiírás által tartalmazott lényegi információk körét gyűjtöttük össze.

6.1 A pályázati kiírás által tartalmazott kulcsinformációk

A pályázat célja

A pályázati kiírás és az útmutató részletesen tartalmazza a pályázat célját és a támogatható tevékenységek, projektek körét. A sikeres pályázat alapvető feltétele, hogy az általunk végrehajtandó projekt beleilleszthető legyen a pályáztató által megfogalmazott célrendszerbe.

Kik pályázhatnak, pályázók köre

A pályázati kiírás és az útmutató taxatíve tartalmazza, hogy kik azok a személyek, vagy szervezetek, akik részt vehetnek a pályázaton.

Pénzügyi feltételek

A támogatás formájára vonatkozó információkat tartalmazza.

A támogatás lehet:

  • vissza nem térítendő támogatás,
  • visszatérítendő támogatás,
  • kamattámogatás.

A pályázati kiírás minden esetben tartalmazza a projekt finanszírozásához szükséges önrész mértékét. Emellett fontos információkat tartalmazhat az elszámolható költségekre, illetve a finanszírozás ütemezésére vonatkozóan is. Ha az elszámolható költségekre vonatkozó megkötés szerepel a pályázati kiírásban, akkor az a legtöbb esetben azt mondja ki, hogy csak befektetett eszközök finanszírozására használható fel a támogatás. A kiírás kikötheti azt is, hogy mennyi idő alatt, vagy milyen határidőre kell a pályázónak befejeznie a projektet. Fontos figyelembe venni, hogy az Európai Uniós pályázatok esetében utólagos, a számlák benyújtását követő finanszírozás valósul meg.

Beadási határidő

A pályázat benyújtásának határideje lehet folyamatos, vagy adott dátumig postabélyegzővel ellátott, illetve adott dátumig beérkezett megkötésű. A határidő leteltéig rendelkezésre álló idő alapján mérlegelnünk kell, hogy elegendő idő áll-e rendelkezésünkre a pályázat tökéletes elkészítéséig, vagy sem.

6.2 A pályázati információs csomag

A pályázati kiírás által leírt elvárásokat és lehetőségeket részletesebben, bővebben tartalmazza a pályázati információs csomag (más néven pályázati vagy kitöltési útmutató, tájékoztató füzet, stb.). A pályázatok többségénél kizárólag ebből a forrásból tájékozódhatunk az alábbiakban felsorolt kérdéskörökben.

Szükséges feltételek

A pályázó tevékenységi körére, jogosítványaira vonatkozó megállapításokat, megkötéseket (például meghatározott tevékenységi kör folytatására való jogosultságot ír elő; kizárja, azt a szervezetet, amelynek 60 napon túl meg nem fizetett köztartozása van, stb.…), illetve a támogatandó tevékenységre, projektre vonatkozó előírásokat tartalmaz, amelyek teljesítése szükséges feltétele a pályázat elnyerésének.

Pályázati eljárási díj

Két formája fordul elő. Egyrészt lehet egy adott összeg formájában kialakított, másrészt pedig a pályázat összegének százalékában meghatározott.

Szerződési feltételek

A benyújtott pályázat a támogatás elnyerése esetén megkötendő szerződés mellékletét képezi, s ennek megfelelően annak tartalma - a vállalt feladatok és kötelezettségek -elvégzendő és vállalandó. Ezért csakis átgondolt és a leírt feltételek mellett megvalósítható projekttel pályázzunk.

Beadás módja

A pályázati információs csomag tartalmazza a benyújtás módjára vonatkozó előírásokat is. Többek között fontos információt közöl a benyújtandó példányok számára, a pályázat címére, esetlegesen feltüntetendő hivatkozásra (jelige) vonatkozóan. Ezen formai követelmények nem teljesítése - bármilyen lényegtelennek is tűnhetnek - a pályázat azonnali kizárását vonja maga után.

Pályázat nyelve

A pályázat benyújtásának nyelve a pályázat kiírójának, illetve a támogatás nyújtójának személyétől függ elsősorban. A külföldi szervezetek által, vagy azokkal közösen kiírt pályázatok többsége vagy csak az idegen nyelven, vagy két nyelven is benyújtandó, a külföldi bírálóra való tekintettel.

A bírálat szempontjai

A pályázati útmutató által tartalmazott legfontosabb bírálati szempontok nélkülözhetetlen segítséget nyújtanak a pályázat megírása során. Itt azokat a kulcstényezőket rögzítik, amelyek megvalósulását különösen fontosnak ítéli a pályázat kiírója.

Kizáró okok

Kizáró oknak minősül bármely, a pályázati kiírásban és útmutatóban megfogalmazott tartalmi, vagy formai követelménynek történő nem megfelelés (például a nem megfelelő példányszám, vagy a feltüntetendő hivatkozás lefelejtése a borítékról).

Konzultációs lehetőség

A kiíró minden pályázat vonatkozásában megjelöl legalább egy szervezetet, személyt, aki az adatlapok kitöltése, a pályázat megírása során felmerülő esetleges kérdésekre jogosult és köteles válaszolni. Ezen személytől nyugodtan kérdezhetünk bármilyen, a pályázati kiírásban nem kellően részletezett információt akár személyesen, akár telefonon, vagy e-mailen. Érdemes a már elkészült pályázattal megkeresni olyan szakértőt, aki jelen pályázat bírálatában nem érintett, de szokott bírálatokat készíteni. Tapasztalatai alapján könnyebben rámutathat a pályázat gyenge pontjaira, esetleges hiányosságaira, amelyek kiküszöbölése jelentősen megnöveli a siker esélyét.

6.3 Pályázati információs rendszer

Annak érdekében, hogy a pályázatfigyelés lépései gördülékenyen, tervezetten valósuljanak meg, érdemes egy pályázatfigyelési információs rendszert kidolgozni.

A pályázatfigyelési információs rendszer kialakításának legfontosabb lépései:

  • A pályázatfigyelésért felelős személy kinevezése, aki naprakész információkkal rendelkezik a különböző pályázati információforrásokra vonatkozóan.
  • A pályázatfigyelési tevékenység tudatos megtervezése, amely online, nyomtatott és személyes információforrások kezelésére egyaránt kiterjed.
  • A pályázati cél és a projekt témaköre alapján szóba jöhető pályázatok a kulcsinformációk segítségével történő összehasonlítása és az elvárásoknak, lehetőségeknek leginkább megfelelő pályázat kiválasztása.
  • Amennyiben a pályázati kiírások tanulmányozása alapján nem dönthető el egyértelműen, hogy melyik lehetőség a legmegfelelőbb, a személyes kapcsolat felvétele a kiíróval illetve a konzultációs személlyel a rendelkezésre álló információk pontosítása érdekében.
  • A döntés-előkészítő információgyűjtést és a megpályázandó támogatás kiválasztását követően a rendelkezésre álló információk, a pályázati kiírás és a szükséges adatlapok továbbítása a pályázat megírásáért felelős személynek, hogy elkezdődhessen a pályázat megírásához szükséges információk, adatok begyűjtése, feldolgozása és a pályázat megfogalmazása.

Ezekkel a nem túl nehéz, de mégis nagyon fontos lépésekkel sok, a sikertelen pályázattal járó fölösleges fáradtságtól és bosszúságtól menthetjük meg magunkat és szervezetünket. Konklúzióként tehát azt fogalmazhatjuk meg, hogy "az adjuk be" mindenhova elv helyett érdemes előbb részletesen tájékozódni, tematikusan végiggondolni, melyek azok a pályáztató szervezetek, akiknek kiírásai várhatóan összhangban lesznek szervezeti céljainkkal, avagy éppen azonos célokat támogatnak és a pályázati kiírásból rendelkezésre álló információkat részletesen átgondolva, feldolgozva szükséges ezen potenciális pályázatok közül az igényeinknek leginkább megfelelő lehetőséget kiválasztani.

7. A pályázatírás módszertana

A pályázatírás szorosan véve a formai és tartalmi részek kitöltését, összeállítását, "megkomponálását" jelenti. Örökké fennálló dilemma, vajon milyen sorrendben végezzük mindezt a legoptimálisabb megoldás érdekében, azonban ezen dilemmát nem lehet feloldani. A formai részek (a tartalmi részektől független) adatainak, igazolásainak kitöltése relatíve kevesebb munkaráfordítást igényel, azonban az időbeni elkezdése ajánlott, hiszen rendkívül sok nyilatkozat, igazolás létezik, melyet közintézményektől, köztestületektől kell beszerezni, ahol az átfutási idő 1,5 - 2 hetet is igényben vehet.

Ugyanakkor rendkívül sok (legtöbbször pénzügyi) adat, az adatlapon történő feltűntetése igényli a tartalmi részek már átgondolt elkészültét. Mindezekből következően e két, jól elváló, de összefüggő feladatot párhuzamosan egymással karöltve kell végeznünk a beadási határidőre történő pontos és teljes elkészítés érdekében.

7.1 A pályázati anyag összeállítása, a pályázatok formai követelményei

Jelen fejezet célja, hogy a pályázatok elkészítését gyakorlati oldalról tárgyaljuk, ami azt jelenti, hogy elsősorban a pályázat részeit képező dokumentumokra, az előállításukhoz szükséges időre és a pályázati anyag elkészítésének ütemezésére koncentrálunk. Egy pályázat ugyanis nagyon különböző dokumentumokból áll össze: a kitöltendő adatlaptól kezdve, a beszerzett közokiratokon át a pályázó által szabadabban kidolgozható részekig. Emellett a pályázati anyag elemei általában különböző helyekről gyűlnek össze, így a végső összeállításkor "már csak dokumentumokban gondolkodunk" és arra ügyelünk, hogy minden rész meglegyen és a helyére kerüljön. Ez a fejezet akkor nyújt segítséget, ha már jól átgondoltuk pályázati szándékunkat és nekivágunk a pályázati anyag összeállításának.

Beszerzendő és előállítandó dokumentumok

Technikai szempontból fontos a dokumentumokat két osztályba sorolni:

Az egyikbe a pályázatnak azok a részei tartoznak, amelyek csak információt hordoznak és nem kell őket szignálni, aláírni, lepecsételni (az ilyenek esetében a másolat és az eredeti teljesen egyenértékű.) A másik csoportot azok az okiratok alkotják, amelyek szignáltak, aláírtak, vagy pecséttel ellátottak. (Ezeknél a másolat nem egyenértékű az eredetivel) A megkülönböztetés azért szükséges, mert az okiratok beszerzése, aláíratása mindig sok időt vesz igénybe és a pályázatíró általában nem képes befolyásolni (gyorsítani) előállításuk folyamatát. Ezért az anyaghoz szükséges okiratokra mindig külön figyelmet kell fordítani.

A dokumentumokkal kapcsolatos problémák

A pályázati anyagot alkotó dokumentumokkal, adatokkal kapcsolatban a következő problémák adódhatnak:

  • Mennyi időbe kerül beszerezni: (igazolások kérelmének átfutási ideje (hivataltól, közokirat)) bármilyen aláírt, vagy hitelesített dokumentumot (nem hivataltól, magánokirat) a szükséges információkat (pl. adatlap kitöltéshez)
  • Hol lehet beszerezni
  • Kérvényezéssel beszerezhető információk
  • Nyilvános információbázisok
  • Saját adminisztráció
  • A követelményeknek megfelelő előállítás
  • A kért adat kiszámítása a rendelkezésre állókból
  • Az eredeti okiratok példányszáma
  • Egy adott adat különböző helyen ugyanúgy szerepeljen (egységesség)

8. Uniós pályázatok felépítése

Az alábbi fejezet az Európai Uniós pályázatok sikeres megnyeréséhez nyújt úgymond háttérinformációt. A kifejezések ismertetése, a pályázat felépítése hasznosnak bizonyul egy-egy SAPARD, Phare, vagy ISPA pályázat elkészítése során.

8.1 Tenderekkel kapcsolatos fogalmak

Ajánlattevő (Tenderer)

Az a szervezet, amelyik a tenderezési időszakban tender dokumentumot nyújt be. Általános szabályok versenytárgyalások és a Phare alapból finanszírozott szerződések odaítélésére (General Regulations for Tenders and Award of Service Contracts Financed from Phare Funds) Minden tender dosszié tartalmazza az általános szabályozást, amely a Phare alapból finanszírozott versenytárgyalásokra és a szerződések odaítélésére vonatkozik, azért, hogy az ajánlattevő tisztában legyen a Phare eljárások kimenetelével.

Feladatmeghatározás (Terms of Refferences "ToR")

Annak a feladatnak pontos leírása, amit az ajánlattevőnek teljesíteni kell, aminek elvégzését megpályázza. A feladat-meghatározásban rögzített szolgáltatást kell elvégezni az ott meghatározott módon és időben, attól eltérni, azt megváltoztatni nem szabad!

Kedvezményezett (Beneficiary)

Az a szervezet, amely részére a szerződő a tenderben vállalt és a szerződésben rögzített feladatot elvégezni köteles.

Keretszerződő

Európai Unióbeli (konzulens) cég, amely a Phare által meghirdetett tenderkiírásokra ajánlatot tehet, és tenderek megvalósítására pályázhat.

Költségvetés (Breakdown of Prices)

A költségvetés a tender dokumentum D mellékletét képezi. A tender dossziéban megtalálható a kiíró által megkövetelt táblázatos forma, amelytől nem szabad eltérni.

Phare alapból finanszírozott szolgáltatói szerződések általános feltételei (General Conditions for Service Contracts financed from Phare Funds)

Minden tender dosszié tartalmazza azokat az általános feltételeket, ami minden Phare alapból finanszírozott tenderek alapján kötött szolgáltatói szerződésre vonatkozik. Ennek a dokumentumnak az első oldalát (a tartalomjegyzéket) cégszerűen (a felelős vezető által) aláírva a szerződőnek csatolnia kell a pályázathoz (a Technikai ajánlatban, annak a végén). A szerződésnek az E mellékletét fogja alkotni (az egész dokumentum 47 paragrafusa).

Szakértői lista önéletrajzokkal (List of Staff Included CVs)

A tender dokumentum C mellékletének fő része. A tender dossziéban meg van adva a szakértői lista táblázatának és a szakmai önéletrajzoknak a formátuma.

A C melléklethez csatolni kell továbbá:

  • minden szakértő aláírt kötelezettségvállalását, amelyben kötelezi magát arra, hogy a tender elnyerése esetén közreműködik a programban, a tender dokumentum anyagban rögzített feladatokban.
  • Az ajánlattevő szervezet bemutatása és referenciáinak felsorolása, különös tekintettel a programhoz kapcsolódó megelőző munkáira. A tender dossziéban található "A szállítói/szolgáltatói szerződések általános feltételei" című fejezet elő oldalát az ajánlattevő által aláírva.

Szervezés és módszerek (Organisation and Method)

A tender dokumentum B melléklete (Annex B), a tulajdonképpeni tartalmi rész, amiben az ajánlattevő kifejti azt, hogy a feladat-meghatározásban rögzített feladatokat hogyan akarja megvalósítani

Szerződés (Contract)

A szerződő hatóság a nyertes ajánlattevővel szerződést köt a feladat-maghatározásban rögzített szállításról, vagy szolgáltatásról. Ebben a szerződésben rögzítik a két fél adatait és jogviszonyukat, a öt mellékletben (Annex A - Annex E) pedig a szolgáltatás pontos leírását adják. A öt melléklet megegyezik a tender dokumentumban kidolgozott öt melléklettel.

Szerződéstervezet (Draft Contract)

A tender dokumentumhoz csatolni kell (a D melléklet részeként) a pályázati dossziéban megadott formájú és szövegű szerződést az ajánlattevő, mint szerződő által aláírva. Ezáltal az ajánlattevő már a tender dokumentumban elkötelezi magát arra, hogy ha nyer, akkor teljesíti a tender dokumentumban vállaltakat. (Azért "csak tervezet", mert egy olyan okirat, amelyet csak az egyik fél ír alá és nem tartalmazza a mellékleteit.)

Szerződő (Contractor)

A nyertes ajánlattevővel a szerződő hatóság szerződést köt, így pályázóból szerződő lesz.

Szerződő hatóság (Contracting Authority)

Az Európai Unió képviselője a Phare országokban. Részt vesz a tenderek kiírásában, az elbírálásban, a teljesítés ellenőrzésében, az elszámolás(ok)ban és vele köt szerződést a nyertes ajánlattevő.

Tender

A tender a projektek megvalósítása előtt alkalmazott olyan eljárás, amelynek során kiválasztásra kerül a kivitelező. A tenderkiírás pontosan meghatározott célt tűz ki, rögzített helyen és időben, egy konkrét tevékenységgel elérhető eredmény megvalósítására kér ajánlatokat. (Pl. Nyékládházán a Petőfi u. 12. alatti telken épüljön egy óvoda 120 gyermek befogadására).

A Phare tendereknek három típusa van: építés (works), beszerzés (supply), szolgáltatás (service). A tender kiírásban meg van határozva a kedvezményezett és meg van adva a feladat pontos leírása, ami építésnél műszaki leírás, beszerzésnél technikai specifikáció, szolgáltatásnál feladat meghatározás. (A tender és a pályázat szavak, bár különböző jelentéssel bírnak, nem mindig különülnek el élesen egymástól. Az összemosódás oka az, hogy a pályázat szót néha a szűk értelemben vett pályázat és a tender gyűjtőfogalmaként használják.)

Tender dosszié (Tender Dossier)

A dosszié a következőket tartalmazza:

  • A tenderre való hivatalos meghívás
  • Utasítások az ajánlattevők részére (Instructions for Tenderers)
  • Általános szabályok versenytárgyalások és a Phare alapból finanszírozott szerződések odaítélésére (General Regulations for Tenders and Award of Service Contracts Financed from Phare Funds) szerződéstervezet (Draft Contract) a következő mellékletekkel (Annexes):
  • Szakértői lista (mintaformátum) (List of Staff)
  • Szakmai önéletrajz (mintaformátum) Curriculum Vitae
  • Költségvetés (mintaformátum) (Breakdown of Prises)
  • Elszámolási tervezet (Envisaged Schedule of Payments)
  • A Phare alapból finanszírozott szolgáltatói szerződések általános feltételei (General Conditions for Service Contracts financed from Phare Funds)
  • A Phare és a Tacis országok névsora

Tender felhívás (Call for Tender)

A tender felhívásban a kiíró csak röviden vázolja a tender témáját, és nem ad részletes leírást az elvégzendő feladatokról. Ha egy szervezet pályázni kíván, akkor szándéklevelet kell benyújtania a szerződő hatósághoz.

Utasítások az ajánlattevők részére (Instructions to Tenderers)

A tender dosszié része, a tenderrel szembeni formai és tartalmi elvárásokat tartalmazó fejezet. Bővebb kifejtését a "Utasítások az ajánlattevők részére" című részben adjuk meg.

8.2 A projekt részletes bemutatása

8.2.1 Rendező elvek

A tartalmi részek megírása során 3 rendkívül fontos rendező elvet kell szem előtt tartanunk:

Az üzleti terv felépítésének tematikája

Az üzleti terv értelmezése a köznapi szóhasználat során eltér a gyakorta alkalmazott módszertantól. Az üzleti terv kifejezést gyakran a pénzügyi összefüggések bemutatására használják, jelen értelemben azonban ettől eltérően, az üzleti terv kibővített jelentését használjuk. Értelmezésünkben az üzleti terv nem más, mint a projekt hátterét, felépítését, jövőbeli megvalósítását tükröző tervezet, mely funkciójában alkalmas a tervező gondolatainak összegzésére, rendszerezésére, illetve külső személyek számára eszközül szolgál a projekt mélységben történő megértéséhez, összefüggéseinek áttekintéséhez.

Ennek megfelelően az üzleti terv része:

  • a pályázó, a projekt megvalósítójának bemutatása,
  • a projekt pályázat kapcsán kitűzött céljának, céljainak definiálása
  • a környezeti tényezők, mint a projekt hátterének elemzése
  • a projekt lényegének bemutatása
  • a projekt marketingtervének bemutatása
  • a projekt pénzügyi tervének bemutatása

Klasszikus kérdések feltétele

Ezen fogalom döntően a marketingben használatos kérdéseket fedi, mely némi adaptációval rendkívül hasznos segítséget nyújt a pályázatok megírása során.

E kérdések a következők:

  • Mit csinálunk, mi a projektünk lényege, főbb elemei
  • Ki készíti, kik a projekt szereplői, milyen irányítási, vezetési struktúra érvényesül a projekt megvalósítása, és működtetése során
  • Hol készítjük, mik a projektünk térségi vetületei, milyen hatással van az érintett térség releváns szereplőire
  • Mikor készítjük, mik a megvalósítás egyes szakaszainak időintervallumai, mik a tervidőszak távlatai
  • Kinek készítjük, ki a célcsoport, milyen tulajdonságai vannak jövőbeli fogyasztóinknak
  • Miért csináljuk, mi az az alapvető igény, amire építünk, milyen meglévő piaci rést fogunk kitölteni
  • Mennyiért készítjük, mik a projektünk alapvető pénzügyi összefüggései, részletes bevételei, és ráfordításai

A bírálati szempontok, illetve a pályázati kiírás szempontjainak figyelembe vétele

Egyre több pályázati kiírásban jelenik meg az elbírálás szempontrendszere, melyet tartsunk szem előtt, hiszen a bírálók a bírálati szempontok szemüvegén át fogják figyelni pályázatunkat. Minden egyes bírálati szempont bemutatása lényeges, amennyiben pedig olyan szempontra találunk, amely a projektünk oldaláról tekintve nem releváns, úgy mutassuk be e tényező irrelevanciáját. A fent említetteknél bővebb elvárása egyik pályázatnak sincsen, azonban gyakorta előfordul egy-egy releváns plusz tényező bekérése (Pl.: környezeti hatástanulmány). E plusz tényezőket mindig kezeljük fokozott figyelemmel!

E három rendező ismérv figyelembe vétele, és szemmel tartása persze nem garantálja a sikert, de jó esélyt biztosít a megfelelő pályázati anyag elkészítéséhez. A tartalmi részek felépítésének tervezésekor készítsünk minden esetben vázlatot, mely megkönnyíti a teljes projekt átlátását, összefüggéseinek kezelését. Egy projekt teljes átlátása a projekt atyjának sem mindig egyszerű, tehát ne várjuk el magunktól, hogy első pillanattól fogva mindent érteni tudjunk.

Az egyes, a fenti elveknek megfelelő vázlatpontokhoz tegyünk fel önmagunknak kérdéseket, melyek megválaszolása teljessé teszi az adott fejezetet, mellékletet. E kérdések rögzítése biztosítja számunkra a lényeg szem előtt tartását, a hangsúlytalan részek pályázatunkban történő hangsúlyossá válásának elkerülését. Gyakori hiba, hogy nem megfelelő pályázattervezés esetén ugyanazon tartalmi elemek jelennek meg több helyen, csak másképpen megfogalmazva. A megfelelő felépítés tervezésével e hiba elkerülhető, bár előfordul, hogy ugyanazon elemet többször jelenítjük meg, csak más oldalról, fontos tudnunk és leírnunk ennek okát, mellyel elkerülhető, hogy pályázatunk ugyanannak a gondolatnak a szajkózásává váljon.

Ne felejtsük el, a fő célunk sosem egy terjengős pályázat megírása, hanem a bíráló minél pontosabb tájékoztatása. A pályázati kiírás a tartalmi részeket legtöbbször kétféle megközelítésben várja el. Vagy rögzíti, mit vár el a pályázatban (pályázatként kell értenünk jelen esetben a pályázat tartalmi, törzs részét), s az adatlapok és mellékletek kizárólag a formai megfelelést szolgálják, vagy a mellékletekben, sokszor kevéssé logikusnak tűnő módon (aminek a feldolgozás szempontból megvan a logikus magyarázata) kéri be az egyes tartalmi részeket. Megfigyelhető természetesen, hogy e két típus kombinációját alkalmazzák. A pályázat tervezésénél ne jöjjünk zavarba, hogy a pályázat egyes logikusan egymásra épülő részeit egymástól távol eső mellékletekben kérik. Amennyiben egymásra épülően felépítettük a pályázatot, úgy annak a végső bekötésnél és beadásnál betöltendő helyét már egyértelműen jelezhetjük.

8.2.2 A tartalmi részek "tartalmi" felépítése

A tartalmi részek felépítése során, elsődleges rendező elvként érdemes a fentiekben definiált üzleti terv tematikájára hagyatkoznunk, s ezt kiegészítenünk az abból első látásra kimaradó, azt kiegészítendő elemekkel, a másik két rendező elvnek megfelelően. A továbbiakban egy ideális, vagy inkább átlagos pályázat tartalmi felépítésén mutatjuk be a leggyakrabban előkerülő elemek kialakítása során a tartalmi részek összeállításának módszertanát.

A pályázó bemutatása

A pályázó bemutatása során törekedjünk a rövid, tényszerű közlésre. A cégbemutatás egyrészt a törzsadatok bemutatását jelenti, melynek a leggyakoribb elemei a következők:

  • cég, szervezet cégbírósági bejegyzés szerinti neve, használt neve,
  • alapítás dátuma (jól jelzi, mióta képes folyamatos piaci működésre, a tapasztalatok egy mérőszáma)
  • székhely, telephely(ek),
  • cégbejegyzés szerinti tevékenységi kör(ök),
  • jegyzett tőke nagysága, saját tőke nagysága (amennyiben folyamatosan növekedett, úgy mutassuk be visszamenőleg is)
  • éves árbevétel nagysága (visszamenőleg ha tudunk legalább 2-3 évet bemutatva - mindez jól jellemezheti a cég fejlődési tendenciáját),
  • mérleg szerinti eredmény, illetve üzleti eredmény bemutatása (visszamenőleg legalább 2-3 évet bemutatva - mindez szintén jól jellemezheti a cég fejlődési tendenciáját),foglalkoztatottak száma.

A cégbemutatás ezen első részében megjeleníthetünk egyéb, gyakorta az adatlap által is igényelt információkat (amennyiben az adatlap külön nem kérdez rá, illetve a pályázat szempontjából megjelenítésüket pozitívnak ítéljük meg), mint például: a cég jogi formája, adószám, KSH szám, könyvvezetési rendje, az ÁFA elszámolás módja.

A törzsadatok bemutatásán túl, másrészt e terület kapcsán a bírálók a pályázó múltjára a pályázat tárgya kapcsán eddig meglévő tapasztalataira kíváncsiak.

Mindezek alapján a törzsadatok bemutatásán túl a következő vázlatpontok szerint építsük fel a bemutatást:

  • A pályázó vállalkozás, személy célja, a gazdasági életben betöltött szerepe, missziója
  • A pályázó vállalkozás, személy kiemelt, a pályázat kapcsán releváns tevékenységi területe, területei
  • A pályázó vállalkozás, személy eddigi tapasztalatai, eredményei, referenciái

Ez utóbbi pont esetében rendkívüli gondossággal járjunk el, hiszen egy vállalkozás referenciái mindent elárulhatnak; mutassunk be ezért minél több, a pályázat kapcsán szóba jöhető referenciát pontos feladat, (ha van) megrendelő, illetve projektcímmel. A referenciák kapcsán gyakori probléma, hogy a pályázat kiírója a referenciamunkák pénzbeli értékének megnevezését is kéri, mely sok esetben (például üzleti partner; vevő, szállító érintettsége esetén), az üzleti titoktartás határait súrolja. Ez esetben egyeztessünk releváns üzleti partnerünkkel, s végső esetben (ennek határozott megadhatatlansága esetén) előzetes egyeztetést követően, adjuk meg a referenciánkat bizonyító partnerünk elérhetőségét (cégnév, cím, kontaktszemély neve, telefonszám, faxszám, e-mail cím).

A pályázat céljának bemutatása

A pályázat céljának bemutatása nem egyezik meg a pályázatkészítési, vagy akár a pályázati cél definiálásával, bár egyes elemei felhasználhatóak. A pályázat céljának bemutatása során definiálnunk kell a projekt lényegét, mint egy 3-5 sorban, és elvek szintjén be kell mutatnunk, hogy milyen előnyök származnak számunkra és a minket körülvevő gazdasági környezet számára a projekt megvalósításából. Ez utóbbi nem jelent mást, mint a projektünk gazdasági területén érintett célcsoport, és annak jelenleg még ki nem elégített, vagy a lehetséges szinten ki nem elégített igényeinek bemutatását. A továbbiakban röviden reagálnunk kell az általunk felvetett kérdésekre, azaz hogyan fogja az általunk, illetve a pályázó által megvalósítandó projekt ezen igényeket kielégíteni, vagy ezen igények kielégítéséhez a célcsoportot hozzá segíteni.

A pályázat céljának bemutatása során figyeljünk a pályázati kiírásban megjelölt célokra, prioritásokra. Amennyiben követjük a pályázat kiválasztásának alapelveit, úgy ezzel nem lehet problémánk, de ne felejtsük el, ez az a pont, ahol elvek szintjén meg kell győznünk a bírálót arról, hogy az általunk megfogalmazott célkitűzések valóban megegyeznek a pályázati célban rögzített prioritásokkal, célokkal.

Környezetelemzés

A környezetelemzés kapcsán be kell mutatnunk a projektünket érintő gazdasági, gazdaságpolitikai összefüggéseket. A környezetelemzés szerepe kettős és szorosan kapcsolódik a célkitűzéshez: egyrészt ebben az esetben már részletesen bemutatjuk a projektet érő külső hatásokat, milyen trendekre, kihívásokra reagálva van létjogosultsága a projektnek, milyen infrastrukturális, gazdasági és társadalmi feltételek hatnak rá, milyen korlátozó tényezőkkel kell számolnunk a megvalósítás során, milyen feltételrendszerbe kell illeszkednünk: másrészt részletesen megfogalmazzuk projektünk gazdasági társadalmi hatásait, előnyeit és esetlegesen megjelenő, kiküszöbölendő járulékos hátrányait. A környezetelemzés szerepe mindig az, hogy bemutassuk a bírálónak projektünk szűkebb-tágabb hátterét, gazdasági, társadalmi környezetét, feltételrendszerét, s részletesen levezessük mindebből annak indokoltságát. További szerepe a környezetelemzésnek, hogy megismerjük mi magunk a projekt külső-belső kereteit, feltételrendszerét, ezáltal annak teljes mértékben megfelelő megvalósítási támponthoz juttatjuk a projekt tervezőit, megvalósítóit.

A környezetelemzés során ajánlott tematika a menedzsment elemzések módszertanából ismert makro-, és mikrokörnyezeti elemzés. A makrokörnyezet elemzése során a projektet érintő globális tendenciákat, hazai, nemzetgazdasági szinten megvalósuló tendenciákat, illetve legalább regionális szinten megvalósuló, átfogó gazdasági szegmensre megfogalmazott tendenciákat mutatunk be. Be kell illesztenünk projektünket e tendenciákba, vagy mint azoknak megfelelő, vagy mint azokat megelőző, azokat túllépő eszközt.

A makrokörnyezet során a következő tematikus elemzési pontokat kell áttekintenünk:

  • Kitekintés a projektet érintő globális tendenciákra
  • Hazai tendenciák, feltételek elemzése
  • Gazdasági környezet elemzése (e fejezetben fejtjük ki az adott szektor gazdasági állapotát, fejlődési irányait)
  • Politikai, jogi környezet elemzése (e fejezetben fejtjük ki a projekt kapcsolódási pontjait az országos, regionális, megyei, és helyi gazdaságpolitikai irányokhoz, illeszkedését a területfejlesztési, vidékfejlesztési koncepciókhoz, tervekhez)
  • Társadalmi, kulturális, illetve demográfiai környezet (e fejezetben fejtjük ki, amennyiben releváns a népesség életszínvonalára, életvitelére, fogyasztói magatartására vonatkozó jellemzőket, hiszen ez képezi azonosítható és potenciális végső fogyasztóink körét, ebből fogjuk tudni a későbbiekben levezetni célpiacunkat. Amennyiben fogyasztóink vállalatok, vagy intézmények, úgy nyilván ők képezik az elemzés tárgyát)
  • Természeti, földrajzi környezet (e fejezetben fejtjük ki a projekt szempontjából releváns földrajzi összefüggéseket, adottságokat, illetve amennyiben releváns tényező, a természeti környezet jelenlegi állapotát, a természeti környezet megőrzésének és helyreállításának főbb ismérveit - melyeknek esetleg nekünk is meg kell majd felelnünk)

A makrokörnyezet elemzése rengeteg háttérismeretet igényel, amelyek beszerzése, megszerzése sosem jelent hátrányt, de nem mindig kapcsolható szorosan és közvetlenül a pályázat megvalósításának feltételrendszeréhez. E területen nehéz meghúzni a határt, vajon mikor elemezzünk makrokörnyezetet és mikor tekinthetünk el tőle. Fő ismérvként az ajánlható, hogy 100 MFt pályázati főösszeg alatt tűnődjünk el, léteznek e projektünknek közvetlen makrogazdasági összefüggései, s ha ezek egyértelműen nem azonosíthatóak, úgy tekintsünk el bátran tőle (bár az alapvető tendenciák megjelenítése sosem válik a pályázat hátrányára). 100 MFt pályázati főösszeg felett azonban már komolyan foglalkozzunk a kérdéskörrel, hiszen ez már az az értékhatár, amely odaítélése a projekt összefüggéseinek mélyebb a gazdaság egészébe ágyazott komplex ismeretét igényli.

A mikrokörnyezet elemzése során a projekt közvetlen környezetének vizsgálatát végezzük el. A mikrokörnyezet elemzése során éppúgy a környezetünk határait, és hatásait, a környezet szabta feltételrendszereket vizsgáljuk, azonban más lesz a vizsgálat tárgya. Jelen esetben ugyanis azon szereplőket vizsgáljuk, akik közvetlen hatást gyakorolnak ránk, s akikre mi is közvetlen hatást gyakorlunk.

A mikrokörnyezet elemzésének legfontosabb összetevői a következők:

  • Vevők elemzése (e fejezetben a konkrét vevőink, azok tulajdonságai, a vevők kapcsán felmerülő előnyök, hátrányok - pl. vevői függés - kerülnek górcső alá. E fejezet kulcsfontosságú számunkra, és a bírálók számára is, hiszen ebből derül ki a projekt fenntarthatósága, életképessége.)
  • Szállítók elemzése (e fejezetben a kérdéseink ugyanazok, mint a vevők esetében, csak fordított módon: rendelkezünk-e a megfelelő alapanyagokat biztosítani tudó szállítókkal, mennyire alakul ki szállítói függés, mennyiben befolyásolják a szállítók projektünket)
  • Versenytársak elemzése (e fejezetben bemutatjuk jelenlegi, illetve tervezett jövőbeli piaci helyzetünket, lehetőségeinket a konkurencia tükrében. Fontos, hogy jelen fejezetben is konkrét adatokat fogalmazzunk meg, akár a konkurencia tételes felsorolása és elemzése is elfogadott lehet)
  • Együttműködők elemzése (a projekt megvalósítása során milyen együttműködőkkel, a korábbiakban nem említett partnerekkel kell, és lehet számolnunk, melyek segíti, vagy gátolják a megvalósítást)
  • Közvélemény elemzése (e fejezetben, amennyire releváns a gazdasági, társadalmi, politikai közvélemény projektünkkel kapcsolatos véleményét elemezzük. Ne felejtsük el, a területileg illetékes Környezetvédelmi főfelügyelet a gazdasági közvéleményünket alkothatja, s nem mindegy a hozzáállása egy esetleges környezetvédelmi projekt megvalósításához.)
  • A mikro-, és makrokörnyezeti elemzésekre egyaránt érvényes, hogy amennyire lehetséges induljunk ki tényadatokból; ne a valóságról alkotott véleményünket, hanem a valóság tényadatokon nyugvó elemzését szolgáltassuk.

A projekt tartalmi bemutatása

A projekt tartalmi bemutatása jelenti a pályázat lelkét. Részletesen be kell ugyanis mutatnunk, hogy mit és hogyan szeretnénk megvalósítani. Amennyiben a pályázat korábbi fejezeteit részletesen kimunkáltuk, úgy a feladatunk lényegesen leegyszerűsödik, hiszen e fejezetnél ekkor már nem kell bemutatnunk a projekt tágabb összefüggésrendszerét, koncentrálhatunk a projekt lényegére.

A projekt tartalmi bemutatása esetén a következő pontokat kell kiemelt gondossággal kezelnünk:

1. Milyen főbb fázisokból áll a projekt megvalósítása

A projekt megvalósítását már annak részletes bemutatása legelején érdemes fázisokra osztani, olyan részfeladatokra, melyek a megvalósítás szempontjából kerek egészet jelentenek. E felosztás több előnnyel is jár; egyrészt növeli a projekt áttekinthetőségét, hiszen rendszerbe foglalva, az önálló (bár a többivel szorosan összefüggő) elemeket külön bemutatva tudjuk megvilágítani projektünk lényegét, másrészt amennyiben csak a projekt megvalósításának bizonyos fázisaira, a projekt egy részterületére szeretnénk pályázni, a bíráló akkor is látja e részterület illeszkedését az teljes projektbe, meg tudja ítélni annak fontosságát, támogathatóságát.

A felosztás számos ismérv szerint történhet: lehet műszaki, technológiai alapon; gazdasági megvalósíthatósági alapon; piachoz, célpiachoz kötődés alapján; konzorciumi pályázat esetén az egyes tagok által elvégzett feladatok alapján, és szinte végtelenségig sorolhatnánk a lehetséges ismérveket. A fázisokra történő felosztás esetén lényeges momentum az egyes fázisok kialakítása rendezőelvének pontos és részletes bemutatása, majd az egyes fázisoknak, és azok lényegének pontos bemutatása, definiálása.

2. Az egyes fázisok milyen részműveletekből állnak

Az egyes fázisok elkülönítését és rövid összegzését követően be kell mutatnunk minden egyes fázis esetében az abban szereplő részműveleteket és azok egymásra épülését. Ki kell fejtenünk az egyes részműveletek eszköz, és munkaigényét, illetve a későbbi pénzügyi összefoglalások elkészítésének érdekében érdemes elkészítenünk az egyes eszköz és munkaigények tételes költségbecslését. E fejezet bemutatásához pontos műszaki dokumentáció szükséges, az egyes részműveletek lényegét műszakilag, technológiailag helytállóan a megértéshez szükséges mélységben kell bemutatnunk.

A pályázatírónak ez esetben a feladata kettős; egyrészt (akár szakember segítségével) meg kell értenie az egyes részműveleteket és ezek folyamatát, majd mindezt le kell fordítania és le kell írnia olyan nyelven, ami egy adott területen nem szakértő számára is világossá teszi a fázis és részműveletei lényegét. A bírálóktól ugyanis nem várhatjuk el, hogy polihisztorok legyenek, úgy kell bemutatnunk tehát a projektet, hogy az bárki számára közérthető legyen. Lényeges segítséget nyújthat, ha ezen rész elkészülte után megkérünk egy a területben járatlan ismerősünket, véleményezze, tárja fel a számára homályos pontokat, területeket.

3. Mekkora az egyes fázisok, és az egyes részműveletek időigénye, hogyan áll össze a projekt ütemezése.

A projekt ütemterve lényeges kérdés, s nem szabad elhamarkodottan elkészíteni. A költségek jelentkezése ugyanis a meghatározott fázisokban, a részfolyamatok mentén fog megtörténni. A pályázatunk által megadott ütemterv pedig nyertes pályázat esetén a támogatási szerződés részét fogja képezni, méghozzá a támogatások rendelkezésre bocsátása ütemezése mellékletben. Amennyiben nem pontos és reális ütemtervet adunk meg, úgy a megvalósítás során komoly finanszírozási problémáink merülhetnek fel.

4. Hogyan épülnek egymásra az egyes fázisok, mi biztosítja az egyes fázisok összefüggését

Külön hangsúlyt kell fektetnünk az egyes fázisok összefüggésrendszerének tisztázására. Be kell mutatnunk, mik az egyes fázisok kapcsolódási pontjai, az egyes fázisok inputjai, melyeket az előző fázisok biztosítanak, illetve az egyes fázisok outputjai, melyeket eredményeznek, s melyekkel a projekt végső eredményéhez hozzájárulnak.

5. Kik valósítják meg az egyes fázisokat

A megvalósítás szereplőinek bemutatását majd minden pályázat megköveteli. A cél jelen esetben is hasonló a pályázó bemutatásához, csak más vetületben; a pályázat kiírója ugyanis arra kíváncsi, hogy a projekt megvalósításának operatív irányítói milyen ismeretekkel, milyen, és mekkora szakmai tapasztalatokkal bírnak az adott gazdasági területen, illetve milyen biztosítékokat tudnak felmutatni, az adott projekt pontos, a pályázatban leírt végrehajtása garanciájaként.

6. Hogyan épül fel a megvalósítás menedzsment struktúrája

E fejezet az előző fejezetet egészíti ki, amely a vezető személyek bemutatásán túl bemutatja a vezetési struktúrát, illetve a projekt vezetésének folyamatát is. A vezetési struktúra kialakításakor és bemutatásakor definiáljuk az egyes vezetői területeket, vezetői pozíciókat. Mutassuk be az alá-fölérendeltségi viszonyokat, a felelősségeket és kötelezettségeket, illetve azok irányait, továbbá az egyes vezetői szintekhez és pozíciókhoz rendeljük hozzá, az azok ellátásához igényelt kompetenciák körét. Ezen elvek alapján történő felépítés biztosítja a projekt vezetésének teljes végiggondolását és a pályázatban történő bemutatását, az elvárásoknak megfelelő szakszerű irányítási rendszer kialakítását.

A projekt marketing tervének bemutatása

A marketingterv kimondottan nem minden esetben kötelező eleme a pályázati anyagnak, azonban a benne foglaltak jelentős részét szinte minden pályázat megköveteli valamilyen formában. A marketingterv a piaci lehetőségeket középpontba helyezve mutatja be az adott projekt várható eredményeit, jövőbeli lehetőségeit. A projekt megvalósításának célja, hogy eredményével elősegítse a szervezet hatékonyabb működését. A marketingterv tehát azokat a programokat, eszközöket kell, hogy megfogalmazza, meghatározza, amelyek az adott körülmények között képesek a projekt céljainak eredményes megvalósulását biztosítani. A pályázatokhoz mellékelendő marketingterv elkészítésénél érdemes a terjedelmi korlátokra is figyelni, hiszen a bírálóknak a pályázatunkat el is kell olvasniuk.

A marketingterv részei

1. Marketinghelyzetkép

A tervnek ez a része a kiszolgálandó piaccal, a termékkel, a versenyhelyzettel, a termék értékesítéssel és a szolgáltatások nyújtásával, valamint a makrokörnyezettel kapcsolatos lényegi háttér-információkat ismerteti.

2. A lehetőségek és a problémák elemzése

A marketinghelyzetkép alapján be kell határolnunk a fő lehetőségeket és veszélyeket, erősségeket és gyengeségeket és mindazokat a kérdéseket, amelyekkel a szervezetnek a tervidőszak alatt foglalkoznia kell. Külön figyelmet érdemel és egyben mindennemű marketing tevékenység alapja a kereslet előrejelzése, becslése. A kereslet várható alakulásának előrejelzését a különböző keresletelemző kutatások, módszerek alkalmazása és a versenytermékek, helyettesítő termékek keresletének, forgalmának elemzése támasztja alá. Jellemzően a primer információgyűjtés módszerei, eszközei tartoznak ide a terület specifikusságából adódóan.

A részfeladat különös jelentőségét az adja, hogy az itt megbízhatóan megbecsült keresleti adatok szolgáltatnak információt a pénzügyi tervezés bevételi oldalának meghatározásához. Így tehát lényegében az egész projekt megvalósíthatóságát és eredményességét nagymértékben befolyásoló terület.

3. Célkitűzések és a stratégiai elvek megfogalmazása

Az első két lépés során megismerkedhettünk a szervezetünk előtt álló lehetőségekkel és az azok elérését gátló tényezőkkel, így képesek vagyunk megfogalmazni a projekt során elérendő marketing célokat, valamint a marketing tevékenységek számára irányt mutató alapvető, stratégiai elveket.

4. Marketing programok, projektek

A marketingterv részeként a stratégiai elveknek megfelelően kell megfogalmazni a különböző marketing programokat (pl. piacbefolyásolási program, különböző rendezvények, akciók szervezése), amelyek már az előzőekben kiválasztott elvek egyes elemeinek konkrét, részletes kidolgozását jelentik.

5. Marketing költségvetés

A projekt kapcsán, a tervezési időszakra vonatkozóan (célszerűen a pályázati kiírás által megkövetelt időtáv) kell meghatározni az egyes marketingprogramok költségkeretét és a lefolytatásuktól várt bevétel nagyságát.

6. Ellenőrzés, az eredmények értékelése

Ez a rész körvonalazza, hogy milyen módon követi nyomon a szervezet vezetése a terv megvalósítását, valamint azt, hogy milyen módon kerülnek kiértékelésre a projekt által elért eredmények.

9. A projekt pénzügyi tervének bemutatása

A pénzügyi terv a pályázat leginformatívabb összefoglalója, a leginkább összesített információhordozója. Egy költségvetést látván a szakértő szemek azonnal észreveszik egy-egy projekt hiányosságait, előnyeit, ezért a pontos pénzügyi tervezésre, illetve a pénzügyi összefüggések pontos bemutatására kiemelten fontos a megfelelő időt rászánni.

A pénzügyi terv esetében a következő felépítést ajánljuk:

1. A projekt pénzügyi megvalósításának bemutatása

1.1. A projekt megvalósítási ráfordításainak becslése

1.2. A projekt megvalósítási forrásainak tervezete

2. A projekt működtetésének pénzügyi elemzése

2.1. A működtetés ráfordításainak pénzügyi elemzése

2.2. A működtetés bevételeinek pénzügyi elemzése

3. A befektetés megtérülésének elemzése

A megvalósíthatóság és fenntarthatóság elemzésének a különválasztását a következő logika mentén javasoljuk. A pályázati támogatást szorosan érintő terület a projekt a megvalósíthatósága; azaz az eddigiekben leírt projektet mekkora ráfordításokból lehet megvalósítani, s mekkora mindezek alapján az igényelt támogatási összeg nagysága. Ezúton történő bemutatás során a bíráló egyértelműen tud tájékozódni az igényelt támogatás helytállóságát illetően, a beruházási, befektetési összegek reális bemutatását tekintve. A támogatás végső megítélésében azonban fontos szerepet játszik a projektbe történő befektetés megtérülése, hiszen a leginkább ezen mérőszám mutatja meg a projekt életképességét, fenntarthatóságát. A megtérülés bemutatásához azonban elemeznünk kell a projekt működtetését, fenntarthatóságát.

1. A projekt pénzügyi megvalósíthatóságának bemutatása

A projekt pénzügyi megvalósíthatóságának bemutatása egy beruházási és egy forrástervet foglal magában, melynek keretében bemutatjuk a projekt teljes megvalósításának pénzügyi hátterét. A teljes pénzügyi megvalósíthatóság azonban nem mindig jelenti a pályázat pénzügyi megvalósíthatóságának bemutatását, számtalan probléma felmerül ezen dilemma kapcsán:

  • amennyiben nem a teljes projekt megvalósításának támogatására pályáztunk, hanem annak csak egy részegységére, akkor kizárólag a teljes projekt pénzügyi megvalósíthatóságának bemutatása megtévesztő lehet
  • elképzelhető, hogy a teljes projekt megvalósításának támogatására pályáztunk, azonban a pályázati kiírás korlátozza a támogatás elszámolható költségeket. E korlátozások leggyakrabban a következő dimenziók, és tételek mentén jelentkeznek:

Forgóeszközök: gyakori, hogy a pályázat nem teszi lehetővé a forgóeszközök (készletek, követelések, értékpapírok) elszámolását, kizárólag a befektetett eszközökét (immateriális javak, tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök)

Immateriális javak: E tétel az eszközök témaköréhez kapcsolódik, azonban fontos kiemelnünk, ugyanis sokszor problémát okoz. Az immateriális javak (pl.: licence jogok) kapcsán felmerülő ráfordításokat azok értékének ellenőrizhetetlensége miatt gyakorta kirekesztik az elszámolható költségek közül.

Alvállalkozói teljesítmények: A pályázatok során (nem túl gyakran) előforduló probléma, hogy kizárólag a projektgazda által elkészített hozzáadott értéket támogatja, alvállalkozók részvételét kizárja, vagy teljesítményüket nem finanszírozza.

Személyi jellegű ráfordítások: A költségvetés elkészítése előtt fontos tájékozódnunk, vajon a pályázat csak anyagi jellegű ráfordításokat finanszíroz, vagy személyi jellegű ráfordításokat is. Előfordul, hogy ez utóbbi nem elszámolható költség.

  • Elképzelhető persze, és gyakori eset az előző két lehetőség kombinációja is.

E probléma feloldására a megvalósítás pénzügyi elemzésének kettős megoldását javasoljuk: egyrészt mutassuk be a projekt megvalósításának teljes költség és forrás tervét, melyben természetesen a projekt teljes megvalósításának költség-, és forrástervét szerepeltessük, másrészt mutassuk be a pályázott támogatás költség-, és forrástervét, mely alapján világosan elkülöníthető e pályázott támogatás felhasználása.

A pénzügyi tervek és elemzések során számoljunk mindig, amennyiben lehet nettó módon. Ez a legtöbbször pályázati követelmény, és a munkánkat is meglehetősen egyszerűsíti. Bruttó módon egy esetben érdemes, és kell számolnunk, amennyiben vállalkozásunk, vagy szervezetünk nem rendelkezik ÁFA visszaigénylési lehetőséggel, azaz nem alanya a forgalmi adónak.

1.1. A projekt megvalósítási ráfordításainak becslése

A megvalósítási ráfordítások becslése során célunk egy olyan összefoglaló táblázat készítése, mely tartalmazza az összes lényegi ráfordítást, mely a projekt, illetve a pályázati cél megvalósításához szükséges. Az összes lényegi ráfordítási elem tételes felsorolása és megbecslése nem egyszerű feladat, hiszen rengeteg apró költségtényező felmerülhet, amely elkerüli a figyelmünket. A költségtételek pontos becslése érdekében célszerű visszanyúlnunk a tartalmi részek elkészítéséhez, az egyes fázisok részműveleteinek kifejtéséhez.

Amennyiben jól dolgoztunk, úgy ezen fejezetben rendelkezésre áll a projektünk megvalósításához kapcsolódó összes közvetlen költségünk (anyagköltségek, munkaköltségek), melyek valószínűleg a legnagyobb százalékát fogják kitenni a projekt összköltségvetésének. A teljes költségvetés elkészítéséhez meg kell becsülnünk a továbbiakban a közvetett költségeket: irányítás, vezetés költségei; fenntartási, infrastrukturális költségek (fűtés, víz, elektromos áram, irodaköltségek, bérleti díj, telefon, Internet, stb.); adminisztratív költségek (papír, nyomtatás, adminisztratív munkaerő alkalmazása, stb.); egyéb költségek (jogi költségek, könyvelési költségek, biztosítás, egyéb szakértői díjak, pályázat elkészítésének költsége, egyéb, a projekthez csak részben kötődő tervezési költségek, utazási költségek, stb.); tartalék (ne legyünk maximalisták, még a leggondosabb tervező munka sem tud mindenre felkészülni, építsünk be 5-10% tartalékot váratlan, előre nem tervezhető költségek fedezetére). mennyiben költségeinket megterveztük fontos azok bemutatása. A költségek bemutatása kapcsán általános használható mintát nehéz szolgáltatni.

Legegyszerűbb mintaként a mérleg, vagy az eredménykimutatás megfelelő sorait tudjuk javasolni, azonban mindez nem mindig célravezető megoldás.

A költségek, ráfordítások kérdésénél két ismérvet fontos figyelembe vennünk:

A pályázati adatlapon található csoportosítást, hiszen amennyire lehet, a tartalmi részekben használatos költségfelosztásunk alapja egyezzen meg a formai részekben előírt költségfelosztással, mert bár a tartalmi részekben használatos csoportosítás nyilvánvalóan bővebb lesz a főbb részösszegek szerencsésebb, ha megegyeznek.

A Számviteli Törvény definiálta költségnemek, vagy költséghelyek szerinti felosztást, hiszen annak tartalma mindenki számára megérthető, ellenőrizhető. Ezen két elv gyakorlati formában történő egyeztetése sokszor nehézségekbe ütközik, hiszen az adatlap költség, vagy ráfordítás csoportosításai nem mindig egyeznek meg a Számviteli Törvénnyel, ezért azt javasoljuk, a táblázati megjelenítés előtt fejtsük ki szövegesen számunkra mit definiálnak az egyes költség, vagy ráfordításcsoportok.

Ez utóbbi megoldás azért is szerencsés, mert míg a projekthez közvetlenül köthető anyagi, és személyi jellegű ráfordításokat a korábbiakban definiáltuk (bár hasznos egy-egy összevont táblázattal újra megjeleníteni őket), a közvetett költségek esetében egy-egy aggregált mutató keveset árul el.

Például egy összevont táblázatban az adminisztratív személyi jellegű ráfordításoknál megjelenő havi 200 e Ft-ból nem derül ki, hogy az két adminisztratív munkaerőre eső járulékokat is tartalmazó személyi jellegű ráfordítás, ezért hasznosabb, ha mindezt előzőleg, az személyi jellegű ráfordításoknál, adminisztratív személyi jellegű ráfordítások néven definiáljuk.

A megvalósítást megjelenítő ráfordítások becslésénél egyes esetekben hasznos lehet többféle változatot is bemutatni (optimálisat, minimálisat, és maximálisat), mint a bekövetkező alternatívák változatait. Az egyes változatok olyan pályázatoknál nyújthatnak számunkra és a bírálók számára segítséget, amikor a pályázat kiírója számára már nem áll rendelkezésre akkora keret, hogy teljes projektünket támogatni tudja, azonban támogathatónak ítéli a vállalkozást. Amennyiben a pályázati kiírás megengedi, hogy a kért támogatásnál is kisebb összeget bocsássanak a támogathatónak ítélt projekt rendelkezésére, úgy a döntéshozók az alternatívákból egyértelműen tájékozódhatnak, hogy mi az a minimális támogatási nagyság, amely mellett még az adott projekt megvalósítható. Ezen megoldás alkalmazása esetében mindenképpen jelöljük meg a pályázat szempontjából valóságosnak tartott változatot.

1.2. A projekt megvalósítási forrásainak tervezete

A megvalósítási ráfordítások forrásainak tervezése során nem teszünk mást, mint a ráfordítások becslése során allokált főösszeg fedezetére forrást tervezünk. A források tervezésénél két szempontot érdemes figyelembe venni:

A pályázati kiírást, mint elsőrendű szempontot; mennyi a minimálisan igénybe vehető támogatás, mennyi a maximálisan igénybe vehető forrás, mennyi a minimális saját forrás, a projekt költségvetésének hány százalékát finanszírozhatja maximum a támogatás, igénybe vehetők-e más költségvetési támogatási formák, és ha igen mekkora mértékben.

A projektfinanszírozási alapelveket; milyen egyéb más forrásból finanszírozhatunk, mikor érjük el a maximális hasznosságot.

Ezen elvek alapján alakítható ki az ideális forráskombináció, mely bemutatása iránti általános követelmény a következő:

  • Saját forrás nagysága
  • Hitel nagysága
  • Önkormányzati támogatás nagysága
  • Igényelt pályázati támogatás nagysága
  • Költségvetés egyéb alrendszereiből kapott támogatások nagysága (tételesen felsorolva)

 Egyéb források nagysága (tételesen felsorolva)

2. A projekt működtetésének pénzügyi elemzése

A projekt működtetésének pénzügyi elemzése során a cél (mint azt már a korábbiakban említettük) a projekt fenntarthatóságának, életképességének vizsgálata. Némely projektek esetében természetesen e művelettől eltekinthetünk (például egy megvalósíthatósági tanulmány elkészítése), a legtöbbször azonban e kérdés vizsgálata elkerülhetetlen. A működés során vizsgált időintervallum legtöbbször 3-5 év, azonban nem árt, ha legalábbis gondolatilag szélesebb távlatokban is tervezünk.

2.1. A projekt működési ráfordításainak becslése

Ez esetben a vizsgálat módszertana meg fog egyezni a projekt megvalósítási ráfordításainak becslésével, azonban a vizsgálat tárgyából következően egyértelmű eltérések mutatkoznak. A projekt működési ráfordításainak becslésénél egyértelműen az eredménykimutatásnál megszokott ráfordítás-tételek használatát ajánljuk (anyagjellegű ráfordítások, személyi jellegű ráfordítások, értékcsökkenési leírás, egyéb költségek, egyéb ráfordítások, pénzügyi műveletek ráfordításai, rendkívüli ráfordítások, adófizetési kötelezettség), azonban itt is mindenképpen vizsgáljuk meg az adatlap által kért felbontást.

Gyakori probléma, hogy az adatlap által kért információk logikája nem egyezik a számviteli-, vagy a hatályos adótörvényekkel (nem mindegy ugyanis például, hogy a helyi adókat az értékesítés nettó árbevétele után, a szokásos vállalkozási eredmény után, vagy az adózott eredmény után számoljuk). Fontos odafigyelnünk az értékcsökkenési leírásra, mely némi teret enged a projekt eredményességi mértéke bemutatásánál. Amennyiben a pályázati kiírás nem ad egyértelmű utasítást az értékcsökkenés számítására, úgy a hatályos Számviteli Törvény előírásait ajánljuk mérvadónak.

A működés ráfordításai becslésénél, és bemutatásánál ajánlatos újra átgondolni a megvalósításnál használt költségfelosztási tematikánkat, hiszen más jellegű ráfordítások, és más elosztásban fognak jelentkezni. E pontnál is ajánljuk a ráfordítások szöveges definiálását, illetve azok változásának, és a változás okainak bemutatását a vizsgált időszakban.

2.2. A projekt működési bevételeinek elemzése

A projekt működési bevételeinek elemzése a pályázatokban kétféle mechanizmussal történhet:

Egyrészt heurisztikus megoldást alkalmazva, annyi bevételt becslünk, amennyi fedezi a működési költségeket és hasznot is eredményez. Ez esetben a kiindulási alap a működési ráfordítások főösszege. E módszert nem ajánljuk. Egyrészt megtévesztjük a bírálót, másrészt saját magunkat is, hiszen olyan projekt megvalósítását vállaljuk ezáltal, aminek egyáltalán nem vagyunk tisztában a valós piaci értékével, azaz a bevétel realizáló képességével.

Másrészt valós piaci becsléssel. E módszer megvalósítása rendkívül szerteágazó lehet, ennek során támaszkodjunk a marketing terv piacelemzésére. A marketing terv által definiált lehetséges fogyasztói célpiac jövőbeli fogyasztásait fogadjuk el óvatos, 5-10%-os alulbecsléssel.

A működési bevételek során eddigi tematikánknak megfelelően térjünk ki a szokásos, üzleti tevékenység árbevételére (értékesítés nettó árbevétele), egyéb bevételekre, pénzügyi műveletek bevételeire, rendkívüli bevételekre. A bevételek számításakor se feledkezzünk el a jövőben számolható tendenciákról, s azokat a teljes megértés érdekében részletesen, szövegesen mutassuk be.

3. A befektetés megtérülésének elemzése

A befektetés megtérülésének elemzésekor feladatunk a következő lépésekre osztható:

  • A jövőbeli várható hozamok kiszámítása
  • A befektetés hozamok általi finanszírozásának vizsgálata

A jövőbeli várható hozamok kiszámítása

A jövőbeli várható hozamok kiszámítása megegyezik az eredménykimutatás készítésekor alkalmazott módszerrel, melynek egyszerűsített formája a következő:

Tétel előjeleTétel megnevezéseÉvek jelzése 1. év2. év3. év…

+Értékesítés nettó árbevétele

+Egyéb bevételek

+Aktivált saját teljesítmények értéke

-Anyagjellegű ráfordítások

-Személyi jellegű ráfordítások

-Értékcsökkenési leírás

-Egyéb költségek

-Egyéb ráfordítások

Össz.(A) Üzemi, üzleti tevékenység eredménye

+Pénzügyi műveletek bevételei

-Pénzügyi műveletek ráfordításai

Rész-össz.(B) Pénzügyi műveletek eredménye

Össz.(A+B) Szokásos vállalkozási eredmény

+Rendkívüli bevételek

-Rendkívüli ráfordítások

Rész-össz.(C) Rendkívüli eredmény

Össz.(A+B-C) Adózás előtti eredmény

-Adófizetési kötelezettség

ÖsszAdózott eredmény

Az adózott eredmény számításakor ne feledjük: a központi költségvetési adókon túl (Pl: a társasági adó; adózás előtti eredmény 18%-a), a helyi adókat is figyelembe kell vennünk. (Pl.: iparűzési adó: értékesítés nettó árbevétele - árubeszerzés - alvállalkozói díjak - anyagköltség összegének maximum 2%-a, kommunális adó: alkalmazotti létszám / 500 Ft (átlagosan); idegenforgalmi adó: idegenforgalmi vállalkozások esetén vendégéjszaka díjának 2-5 %-a, építményadó: az építmény forgalmi érték 2%-a)

A kimutatásokat, amennyiben a Forgalmi Adó alanyai vagyunk, végezzük nettó (ÁFA nélkül) módon, illetve az adatokat jelenértéken (az infláció mértékével kapcsolatban ne bocsátkozzunk találgatásokba) mutassuk be. Amennyiben ezen ajánlásokat követjük, úgy a táblázat alján ezen feltételeket minden esetben jelezzük.

A befektetés hozamok általi finanszírozásának vizsgálata

A befektetés hozamok általi finanszírozásának vizsgálatakor a legfőbb kérdés, vajon mennyi idő, hány év alatt térül meg a beruházás. Ez esetben aggregáljuk a korábbiakban kiszámított adózott eredményadatokat addig a pontig, amíg a beruházás forrásigényét fedezik, s olvassuk le a releváns időbeli adatot. Amennyiben bruttó módon végeztük a számításokat, úgy a beruházás forrásigényét és az eredményadatokat is bruttó módon mutassuk be, illetve amennyiben nem jelenértéken számoltunk, hanem inflációs várakozásokat is becsültünk, úgy diszkontáljuk az egyes adózott nyereség értékeket jelenértékre, s csak ezután fogjunk hozzá a megtérülés kiszámításához.

A befektetés megtérülése számítása mellé általánosságban nem előírt, de hasznos elemzést nyújt a cash-flow számítás (azaz a pénzáramok vizsgálata). Ez esetben a beruházási, illetve működési ráfordításokat és forrásokat már nem aggregált éves költség és forrás adatok formájában jelenítjük meg, hanem lebontjuk mindezt hónapokra, illetve amennyiben lehetséges hetekre. Az elemzés világosan megmutatja, melyek azok az időszakok, melyekben forráshiánnyal kell számolnunk, s melyek azok az időszakok, melyek további alternatív fejlesztéseket, tőkebefektetéseket tesznek lehetővé. A cash-flow elemzést akkor is érdemes elvégezni, ha mindezt nem csatoljuk a pályázathoz, hiszen információt nyújt számukra a fejlesztési ütemterv esetleges módosításához, az igényelt források ütemezésének helyes beállításához.

10. Információgyűjtési mechanizmusok

Az előző fejezetekben összefoglalásra került, hogy milyen információk és módszertani lépések szükségesek ahhoz, hogy sikeres pályázatot nyújthassunk be. Jelen fejezet célja, hogy röviden összefoglalja a szükséges információk begyűjtésének lépéseit.

1. Az információgyűjtés módszertana

A lefolytatott információgyűjtés módszertanát a vizsgálandó probléma természete, a rendelkezésre álló pénzügyi és emberi erőforrások és a rendelkezésre álló idő határozza meg. A fentiekben megfogalmazott információcsoportok összegyűjtése során beszerzett információkat alapvetően két csoportba sorolhatjuk, a primer és a szekunder információk csoportjába.

Szekundernek (másodlagosnak) nevezzük azokat az adatokat, információkat, amelyeket már valakik korábban valamilyen célból összegyűjtöttek, s most újra felhasználhatóak (pl. eladási statisztikák, számviteli adatok, KSH által összegyűjtött adatok, stb.).

Az ilyen jellegű információk felhasználásának előnye, hogy gyorsabb, rövidebb idő alatt megvalósítható, az adatbeszerzés költsége alacsonyabb, egyszerre több adatforrásra is támaszkodhatunk, ám hátránya lehet, ha nem teljesen a mi igényeinknek megfelelő céllal végezték el az adatok összegyűjtését, az információk gyakran túl általánosak, aggregáltak, esetleg elavultak lehetnek. A szekunder információk felhasználásánál minden esetben meg kell bizonyosodni az adatok valódiságáról, megbízhatóságáról.

A szekunder információk fő forrásai:

  • A közintézmények, mint pl. a Központi Statisztikai Hivatal, a minisztériumok, a kamarák
  • Az iparági szövetségek, egyesülések, érdekképviseleti szervezetek, alapítványok. Általában a termelő vállalatok, a bankok, a kereskedők szervezeteket, szövetségeket alkotnak, amelyek szintén lehetőséget nyújtanak adatok beszerzésére. E szervezetek adatbankjai gyakran kielégítik az ágazattal kapcsolatos speciális információigényeket.
  • A magánforrások, tanácsadó cégek. Számos piacorientált vállalkozás végez általános kutatásokat, melyek eredményeit szívesen értékesítik az érdeklődők számára. Emellett természetesen konkrét megkeresésre is végeznek kutatásokat.

A primer (elsődleges) információk korábban még össze nem gyűjtött adatok és információk összességét jelentik. Igénybevételükre csak akkor érdemes sort keríteni, ha a szekunder információk elégtelennek bizonyulnak.

A primer információk felhasználásának előnye, hogy az adatfelvétel speciális, egyedi céloknak megfelelően történhet, az információ időszerű, az adatgyűjtés módja ismert és ellenőrizhető, így megbízhatósága magas. Ugyanakkor hátránya, hogy az adatgyűjtés időigényes és esetleg drága lehet, bizonyos (jellemzően nagy mennyiségű adatok pl. népszámlálás) adatok ily módon nem gyűjthetők be, illetve szakember segítségét igényli meg.

A primer kutatás fő módszerei:

  • Interjú. Az információ birtokosának személyes megkérdezése, melynek során pontos és részletes információkat gyűjthetünk be adott témakörre vonatkozóan. Költséges volta miatt leginkább egyéb módszerekkel kombinálva érdemes alkalmazni kiegészítő eljárásként.
  • Kérdőív. Nagyobb tömegek megkérdezése során alkalmazott eljárás. A sokaságból adott minta megkérdezése után a kapott válaszok statisztikai módszerekkel történő elemzése történik.
  • Csoportos vita. Az érintett személyek 8-10 fős csoportjával folytatott beszélgetés, melynek során egymás véleményére reagálva mondják el a témával kapcsolatos véleményüket a résztvevők.
  • Megfigyelés. Adott esemény, vagy eseménysorozat folyamatának tudományos módszertan, technikai segédeszközök segítségével történő megfigyelése (például forgalomszámlálás).
  • Kísérlet. Adott folyamatot, vagy tevékenységet mesterségesen megváltoztatott körülmények közé helyezzük és a változtatás hatását vizsgáljuk. A kísérlet sosem áll önállóan, valamely megkérdezéses módszerrel, vagy megfigyeléssel együtt alkalmazható eredményesen.

Tartalmi szempontból az egyik legnagyobb hibát az jelentheti, ha az adatlapok és a szükséges mellékletek, valamint a pályázat tartalmi része más adatokat tartalmaz. Ennek elkerülése érdekében nagyon fontos feladat biztosítani, hogy a megfelelő információ jusson el mind a tartalmi rész (mellékletek), mind pedig az adatlapok kitöltőjéhez. Mivel a pályázati adatlap tulajdonképpen nem más, mint a tartalmi részben és az egyéb mellékletekben megfogalmazott pályázati anyag strukturált összegzése (természetesen a pályázó azonosítására lehetőséget biztosító adatokkal kiegészítve), az információgyűjtésben nem indukál plusz feladatot számunkra. Tekintsük át, hogy milyen jellegű információk nélkülözhetetlenek általában egy pályázat elkészítéséhez.

2. A pályázati adatlap és a mellékletek megírásához felhasználandó információk

Környezetelemzés adatai

A pályázat tartalmi részében külön hangsúlyt kell fektetni a környezet jelenlegi állapotának bemutatására (a bírálati szempontoknak megfelelő súlyozással), mint például a természeti környezet, a társadalmi, munkaerő-piaci folyamatok bemutatására, a projektet életre hívó igények összefoglalására. Információforrásai lehetnek a Központi Statisztikai Hivatal (KSH) által feldolgozott statisztikai adatok, természeti környezeti, társadalmi és gazdasági elemzések, regionális és megyei területfejlesztési tervek, városfejlesztési és területrendezési tervek, szakmai szövetségek adatbázisai, stb. Fontos információkat szerezhetünk be a különböző szakértők megkérdezésével, véleményük kikérésével is.

Piacelemzés adatai

A pályázat tárgyát képező projekt megvalósítását alátámasztó piaci igények összefoglalásához szükséges információk összessége. A várható kereslet, a kielégítendő szükséglet és a várható eredményesség megalapozását szolgáló elemzések. Érdemes tájékozódni a környezetünkben működő gazdasági szervezetekről, vállalkozásokról, intézményekről, és kiválasztani a potenciálisan együttműködésre alkalmas partnereket. Információforrásai lehetnek keresletelemzés, versenyhelyzet elemzés, stb. céljából lefolytatott kutatások, KSH adatok, cégbíróság által nyilvántartott vállalkozási adatok, cégjegyzékek adatai, a témakör szakértője, stb. Amennyiben az idő és a költség korlát nem gátolja, primer forrásokra is támaszkodhatunk a piacról, versenytársakról szóló információk részletesebb megismerése érdekében.

A szervezetre vonatkozó általános információk

A szervezet eddigi tevékenységét, gazdálkodását bemutató adatok tartoznak ide, mint például a mérleg szerinti eredmény, saját tőke, idegen (esetleg külföldi) tőke aránya, a szervezet tevékenységeinek TEÁOR szerinti besorolása. Információforrásai lehetnek a szervezet könyvelése, az eredmény-kimutatás, mérleg, cégkivonat, egyéb belső jelentések, hivatalos okiratok, okmányok, stb.

A projekt pénzügyi adatai

A projekt lebonyolításának és eredményességének pénzügyi elemzéséből származó

adatok. A legtöbb esetben 5-6 évre előre kell elkészíteni a költség- és eredményszámításokat. Információforrásai lehetnek a keresletelemzés, megvalósíthatósági tanulmány, környezetterhelési tanulmány, marketing terv, az ezen adatok feldolgozását szolgáló egyéb pénzügyi elemzési módszerek, stb.

A projekt lebonyolítására vonatkozó információk

A projekt céljának, a megvalósítás lépéseinek, várható eredményeinek összefoglalását elősegítő információk. Információforrásai lehetnek a SWOT (Gyengeségek, Erősségek, Lehetőségek, Kockázatok) elemzés, projekt terv, megvalósíthatósági tanulmány, stb.

A pályázathoz minden esetben szükséges bizonyos hivatalos igazolások csatolása, amelyek a szervezet jogszerű, szabályos működését hivatottak igazolni. Ennek megfelelően az adótartozásról és a társadalombiztosítási tartozásról szóló igazolást az APEH területileg illetékes igazgatóságától, a vámtartozásokról szóló igazolást a Vám- és Pénzügyőrség területileg illetékes parancsnokságától kell megkérni. Bizonyos esetekben szakhatósági hozzájárulást, véleményezést kell beszerezni a területileg illetékes környezetvédelmi felügyelettől (környezetvédelmi hozzájárulás), a vízügyi igazgatóságtól (hatósági igazolás) és a területileg illetékes nemzeti park igazgatóságától (szakhatósági hozzájárulás).

3. Az információgyűjtés lépései:

A problémakör pontos meghatározása

A problémakör és az igényelt információk körének pontos meghatározása létfontosságú a sikeres pályázatíráshoz, hiszen az így összegyűjtött információkra épül a szervezetünk számára komoly lehetőségeket tartogató pályázat. Az információgyűjtés költséges és időigényes voltából adódóan a legtöbb esetben már nincs arra lehetőségünk, hogy a pontatlan, vagy téves problémakör meghatározással lezajlott, s ezáltal csak kevéssé használható eredménnyel zárult adatgyűjtést még egyszer megismételjük, esetleg még mindig nem a legmegfelelőbb adatokra koncentrálva. A pályázat által igényelt adatokat végiggondolva határozzuk meg az információgyűjtés tárgyát, sőt, létfontosságú, hogy az igényelt adatok mögé lássunk, s tudjuk, hogy azokat a pályázati adatokat milyen információkból lehet beszerezni, összeállítani.

Az információ költséghatékony forrásainak meghatározása (primer és szekunder források)

A rendelkezésre álló primer és szekunder információforrások közül a céloknak megfelelő legolcsóbbat, illetve azok leghatékonyabb kombinációját célszerű kiválasztani. A költségesebb és időigényesebb primer információgyűjtés alkalmazása csak abban az esetben jelentheti az optimális megoldást, ha az elérhető szekunder információk nem szolgáltatnak elegendően részletes és pontos adatokat, részadatokat a pályázat megírásához.

Kutatási terv készítése (alkalmazott módszerek, minta, kutatás időzítése, ütemezése, igényelt emberi erőforrások)

A kutatás információforrásainak kiválasztását követően pontosan meg kell tervezni az információgyűjtés folyamatát. Ki kell választanunk az információgyűjtés során alkalmazandó módszert, primer kutatás, részkutatás esetén a minta nagyságát, a z információgyűjtés pontos módját (pl. személyes, kérdezőbiztos segítségével lebonyolított kérdőív kitöltés a célpiac szereplői közül kiválasztott mintán, mélyinterjú az érintett szervezetek szakértőivel, vezetőivel, stb.). Pontosan meg kell tervezni az információgyűjtés időpontját, határidejét és ütemezését, valamint a lebonyolítás költség és emberi erőforrásigényét.

Az információgyűjtés lebonyolítása

Ez a lépés az információgyűjtés konkrét lebonyolítását jelenti, melynek során a szekunder információk begyűjtése és a primer információgyűjtés megvalósítása történik. A primer kutatás fontos eleme, hogy kérdőív, interjú, fókuszcsoportos kutatás alkalmazása esetén próba megkérdezéseket bonyolítsunk le, hogy a teljes, végleges információgyűjtést megelőzően felmérhessük a kapott információk felhasználhatóságát.

Az adatok feldolgozása és értékelése

Az adatok feldolgozása különféle statisztikai módszerek segítségével történik, az információgyűjtés összetettségétől és az információk típusától függően. A kapott adatokat a további feldolgozást, azaz a pályázat megírása során felmerülő igényeket figyelembe véve kell összegezni és értékelni, hogy megkönnyítsük a pályázatíró feladatát. (A pályázat megírója nagy valószínűséggel nem vesz részt az információgyűjtés teljes folyamatában, így nem is lehet tisztában annak elemeivel és részletes eredményeivel. Ezért egy önmagában is érthető, feldolgozható értékelést kell nyújtanunk.)

Az eredmények továbbítása a pályázat megírásáért felelős személy számára

A pályázati határidők általában némileg szűkösek. Ez a legtöbb esetben nem a kiíró hibája, hanem abból következik, hogy a pályázat megtalálásának, a megfelelő pályázat kiválasztásának, az információgyűjtésnek és a pályázat elkészítésének is van időigénye. Ennek tudatában a különböző fázisok közötti időtartamot minimálisra kell csökkentenünk.

11. A pályázatok beadása

A pályázat elkészítésével a munka nagyját már elvégeztük, de még nem fejeztük be. A pályázat beadására is érdemes gondosan ügyelni, a beadás előtt érdemes még egyszer átnézni a pályázat egészét, kiszűrve az esetleg még fennálló formai, tartalmi hibákat, hiányosságokat.

Figyeljünk a formai követelmények betartására, ezzel is biztosítva az átláthatóságot. A pályázat elbírálása során a bírálóknak rövid idő alatt kell minél jobban informálódniuk a pályázatokról. Ha egy átláthatatlan anyagban lapozgatnak, és oldalakat keresgetnek, óhatatlanul elkerüli figyelmüket néhány általunk fontosnak tartott adalék. Pályázatunk legyen szép, egységes, átlátható.

Egy részletes tartalomjegyzék segítse a tájékozódást, minden oldal legyen beszámozva. Táblázatok lehetőleg ne csússzanak át másik oldalra, főcím ne legyen a lap alján, ügyeljünk a szöveg megfelelő tördelésére. Használjunk végig egységes stílust, és betűméretet. Ellenőrizzük az anyag logikai sorrendjét. Lássunk el sorszámmal minden csatolt mellékletet, dokumentumot, táblázatot. Ne csak a mi számunkra legyen átlátható, inkább kérjünk meg kívülállókat, hogy olvassák el, és hívják fel figyelmünket azokra a részekre, amiket nem tartanak egyértelműnek. Sokat segíthetünk a bírálóknak pályázatunk helyes megítélésében, ha átlátható, könnyen kezelhető dokumentumot adunk a kezükbe, mely már első ránézésre is egységes, jól kidolgozott formátumot mutat.

Alaposan olvassuk át a pályázati kiírást, és állítsunk össze egy ellenőrző listát a benyújtandó háttér-dokumentációkról, igazolásokról, nyilatkozatokról. Előfordul, hogy a pályázatok mellé a kiíró is csatol ellenőrző listát, ha igen, akkor töltsük ki, és hitelesítsük aláírásunkkal, illetve pecséttel. A pályázat beküldése előtt egyeztessük az ellenőrző listát és a pályázat anyagát, s győződjünk meg róla, hogy minden szükséges részt csatoltunk. Mielőtt az egész pályázatot összetűznénk, olvassuk el a pályázati felhívást, hogy nem jelenik-e meg benne az egyes adatlapok gépi feldolgozásának és ezzel együtt járóan külön lapként való csatolásának igénye. Ez esetben a pályázat tartalmi részét fűzzük össze, a csatolt adatlapokat tegyük egy borítékba, majd az összefűzött pályázatot, és az adatlapokat helyezzük egy csomagba. Ezt az eljárást annyiszor ismételjük meg, ahány példányban kérik a pályázatot. A pályázatokon és a csomagon egyaránt tüntessük fel, hogy eredeti, vagy másolt példányt tartalmaz-e. Ellenőrizzük, hogy pályázatunk meglegyen a kért példányszámban és nyelven.

Figyeljünk a határidő betartására, a beküldést ne halasszuk az utolsó napra (órára). A "30 napnál nem régebbi" típusú igazolások esetén nem a kiírt beadási határidőnél, hanem a saját pályázatunk beadásának időpontjában ne teljen le az igazolás kiadásától számított 30 nap. A beadási határidő vonatkozhat a beérkezés időpontjára is, de általában a postai feladás időpontját szokták meghatározni. Némely pályázatot csak személyesen, másokat csak postán lehet benyújtani. A boríték megcímzése során a címen túl az esetleg megjelölt hivatkozást, hivatkozásokat is tüntessük fel. A postai leadásnál a postai bélyegző igazolja a feladás időpontját. Annak érdekében, hogy a pályázat biztosan megérkezzen az adott címre, illetve bármilyen probléma felmerülése esetén igazolni tudjuk a feladás tényét, célszerű és tanácsos a pályázatot ajánlott formában a postán feladni.